8 основных трудностей бухгалтерии при сотрудничестве с самозанятыми

1. Бухгалтерия расходует много времени на обмен закрывающей документацией с внешними исполнителями

Ситуация: в крупной консалтинговой компании работает около 200 независимых экспертов. Так как не все из них имеют возможность подписывать документацию лично, они пересылают ее в формате PDF через электронку.

Бухгалтерия компании отправляет напоминания по электронной почте о необходимости предоставления отчетов о проделанной работе и другой документации. Некоторые исполнители не всегда сразу откликаются на электронные письма или отправляют подписанную документацию через почту. Некоторые подчиненные отправляют сканы, другие — бумажные, а третьи — цифровые файлы через систему ЭДО.

В итоге несколько бухгалтеров занимаются исключительно обработкой первичных документов.

Что делать: уменьшить нагрузку на бухгалтеров возможно, если перейти на ЭДО для всех исполнителей. Для придания правовой силы цифровой документации — следует подписывать их ЭП. Существуют три вида подписей — простая (ПЭП), усиленная неквалифицированная (УНЭП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). Для подписания документации с исполнителями можно применять любой вид ЭП.

2. Не каждый оформляет ЭП самостоятельно

Иногда у фрилансера уже имеется ЭП, и он использует какой-либо сервис ЭДО. Однако это случается редко. Чаще исполнители полагают, что ЭДО добавляет трудностей, поэтому приходится подписывать документацию на бумаге. Документация время от времени пропадает по пути, а услуги курьеров и почты стоят немалых денег.

Что делать: Для перехода всех исполнителей на ЭДО необходимо упростить этот процесс для них. К примеру, можно использовать специализированную онлайн-платформу, которая автоматически оформит ЭП для исполнителей.

3. Фрилансер прекращает быть независимым

Среди фрилансеров можно выделить специфическую группу — самозанятых, также известных как плательщики налога на проф-прибыль. Оформить статус фрилансера можно легко через приложение, и так же просто можно снять его с учета.

Еще один ключевой аспект: при превышении годового дохода в 2,4 миллиона рублей фрилансер сразу лишается статуса плательщика НПД. За лицо без официального статуса клиент обязан уплачивать налоги и страховку.

Что делать: чтобы случайно не оказаться налоговым агентом самозанятого, нужно запрашивать у него актуальную справку о самозанятости или самостоятельно проверять его статус на сайте ФНС перед каждой выплатой. Тем не менее, при наличии сотен исполнителей бухгалтеру предстоит затратить огромное количество времени на такую рутинную работу.

4. Фрилансер может аннулировать ранее выданный чек или вовсе не выдать чек

Еще одна проблема для бухгалтера — это сбор чеков от самозанятых. Это основная документация, подтверждающая траты и легальность партнерства с плательщиком налога. Некоторые исполнители могут забывать своевременно отправлять чеки или решают сэкономить на налогах, аннулируя уже выданные чеки.

Статья 14 закона от 27.11.2018 No 422-ФЗ определяет дедлайн, в который фрилансер обязан выписать чек:

• если это наличка — то в этот же момент;

• если безнал — до 9 числа месяца, который наступает после месяца, в котором была проведена оплата.

В случае нарушения исполнителем периода выставления чеков ему может быть наложен штраф по ст. 129.13 НК. При первом нарушении штраф составит 20% от суммы расчета, но его минимальная величина не опустится ниже 200 рублей. В случае повторного нарушения, произошедшего в течение полугода после предыдущего, штраф вырастет до 100% от суммы расчета.

Ситуация: в одной фирме, где работало 300 внештатных курьеров, взаимодействие с ними происходило через переписку в соцсетях. В бухгалтерии работал специальный подчиненный, который уведомлял курьеров о необходимости чеки и подписи документации. Иногда в бухотчетности возникали несоответствия. Тогда требовалось перепроверить реестры и поднять все чеки.

Что делать: следует указать в соглашении ответственность за невыдачу чека и настроить авто-уведомление о необходимости его отправки.

Можно взаимодействовать через площадку, где все осуществляется самостоятельно.

5. В чеках и актах присутствуют недочеты

Фрилансер может неправильно заполнить ИНН заказчика, сумму вознаграждения или применить трудовые термины в документации. Например, указать: «предоставлял услуги в должности преподавателя». Упоминание должности свидетельствует о трудовых отношениях. Также в актах и чеках должно быть четкое указание на объем предоставленной услуги.

Часто невозможно проверять данные в режиме реального времени, что приводит к несоответствию баланса в отчетный период и ставит фирму под угрозу получения штрафов от налоговой. Кроме того, наличие признаков трудовых отношений является основанием для изменения квалификации. Для заказчика это влечет за собой обязанность оформить исполнителя в кадровый состав, выплатить налоги и взносы за весь период партнерства, а также оплатить санкционные издержки и пени за задержки.

Что делать: существуют примеры документации с корректными формулировками, что избавляет бухгалтера от необходимости проверять документацию на наличие недочетов. Автоматическое формирование чека устраняет риск ошибки в указании заказчика или суммы оплаты.

6. Бухгалтеры могут ошибаться в реквизитах для выплат при обработке первичных документов

Ситуация: фирма, занимающаяся доставкой еды, выплачивает зарплату ста курьерам трижды в месяц. Из-за большого объема платежек бухгалтеры по «первичке» совершают недочеты в реквизитах.

Что делать: Можно активировать номинальный счет. Пополнение номинального счета в бухгалтерии производится единой операцией, избавляя от необходимости создания множества платежных поручений. Для учета бухгалтер фирмы записывает фактические расходы после того, как все внештатные подчиненные получили оплату. Платформа генерирует исчерпывающую банковскую выписку для всех транзакций.

7. Банк требует документацию для подтверждения и угрожает блокировкой из-за большого количества выплат физическим лицам

В соответствии с законом от 07.08.2001 No 115-ФЗ, банки мониторят сомнительные транзакции. Их интерес вызывают в том числе крупные выплаты физлицам при отсутствии НДФЛ и других взносов. Банк может приостановить настораживающую операцию и потребовать от фирмы документацию, подтверждающую работу с самозанятыми.

Что делать:

Чтобы уменьшить риски, рекомендуется:

• Необходимо всегда оформлять контракты с фрилансерами.

• Создавать акты и чеки для каждой оплаты.

• Убедиться, что статус фрилансера действителен.

• Тщательно описывать назначение платежа при оплате внештатникам.

8. ФНС внимательно контролируют партнерство с фрилансерами

Бухгалтеру приходится непрерывно следить за получением актов и чеков, проверять актуальность статусов самозанятых и контролировать корректность документации. В результате, недостатков в работе с самозанятыми может быть почти столько же, сколько и преимуществ.

ФНС в любой момент может потребовать разъяснений по поводу того, на каком основании заказчик работает с исполнителями в статусе НПД и осуществляет выплаты в их адрес. По этой причине бухгалтер постоянно испытывает стресс, так как ему нужно тратить большое количество времени на общение с фрилансерами и беспокоиться о налоговой проверке.