Командировка 2024: необходимая документация

Понятие термина командировка

Основные нормы, которые объясняют особенности рабочих поездок, прописаны в статье 166 ТК РФ. Эта статья определяет служебную командировку — как временное перемещение сотрудника по указанию руководителя с целью выполнения рабочего задания вне его обычного места работы.

Из ст. 166 ТК РФ следует, что:

• Рабочая поездка должна иметь деловую направленность.
• Туда могут быть отправлены только подчиненные, оформленные официально на основную должность, а не договор гражданско-правового характера.
  
• Командировки подчиненных, чьи должностные обязанности выполняются в дороге или характеризуются разъездной деятельностью, не признаются рабочими командировками. Уточнение обязано быть прописано в трудовом договоре.
  
• Продолжительность рабочей поездки должна быть рациональной. «Если подчиненные проводят большую часть рабочего времени и выполняют большинство должностных обязанностей за рубежом, то их фактическое место работы будет там, и они не рассматриваются находящимися в командировке.»
  

Кого запрещено направлять в рабочую поездку:

• Женщин в положении;
• Несовершеннолетних подчиненных.
  

Разрешено под роспись, с возможностью отказа:

• с малолетними детьми до трех лет на попечении;
• маломобильные работники;
  
• подчиненные с маломобильными детьми (ч. 3 ст. 259 ТК РФ);
  
• подчиненные, которые совершают уход за родственником на основании медзаключения;
  
• подчиненные, с которыми заключен договор на обучение, если поездка не соответствует его условиям.
  

Назначение в рабочую поездку «удаленщиков»

Конкретизация о подчиненных, которые работают на «удаленке»: «Работа подчиненного, отправляемого в командировку по письменному распоряжению руководителя в отдельное подразделение компании (представительство, филиал), расположенное за пределами его обычного рабочего места, также считается командировкой».

Поэтому, поездка удаленщика в офис компании будет считаться служебной командировкой. Но необходимо прописать в договоре информацию о том, что работник работает на «удаленке» (ст. 57 ТК РФ).

Можно ли «самооформиться» в командировку

Иногда возникает потребность прояснить, можно ли распорядиться о направлении самого себя в рабочую поездку, когда речь идет о генеральном директоре. Индивидуальный предприниматель не подпадает под категорию сотрудников, так как у него нет руководителя, с которым он заключает рабочие соглашения, следовательно, он не может быть отправлен в рабочую поездку.

Следовательно, ИП не имеет права учитывать в составе трат, учитываемых при определении объекта налогообложения по УСН, такие как оплата транспорта и аренда жилья.

Рабочая командировка или работа в ином месте?

Руководствуясь характером, объемом и прочими спецификами задачи, работодатель определяет продолжительность поездки. Как определить разницу между «рабочей поездкой» и «выполнением работы в другом месте на длительный срок» в данном контексте?

Если подчиненный долгое время работает за рубежом, то это не рассматривается, как служебная поездка. В этой ситуации предпочтительнее оформить допсоглашение к трудовому договору, переводящее подчиненного на обозначенный период на работу в другой местности.

Как правильно оформить командировку?

Правильная регистрация документации напрямую отражается на учет расходов и налогообложение командировочных затрат НДФЛ и страховкой. Это позволяет руководителю определить, на какой срок подчиненному предоставляются командировочные гарантии.

Более подробная информация указана в Постановлении Правительства РФ от 13.10.2008 No 749.

Фирмам, регулярно отправляющим подчиненных в рабочие поездки, рекомендуется иметь Положение о командировках. В нем устанавливаются размеры выплат на сутки, компенсации затрат и другие ключевые детали. Как документ он необязателен, но приносит значительную выгоду.

Распоряжение о командировке. Подчиненного в служебную поездку отправляют в соответствии с документацией руководителя (приказ, распоряжение).

Проездная документация. Фактическое участие в командировке устанавливается по проездной документации.

Необходимость командировочного удостоверения утратила свою актуальность. Однако, если руководитель признает необходимость его использования, он вправе установить это в рамках компании.

Документация, подтверждающая финансовые траты. Издержки на жилье и другие затраты, которые могут быть компенсированы с согласия руководителя, требуют доказательной базой. Эта документация поможет установить факт финансовых трат, основания их компенсации, а также ее размеры.

В рабочем табеле также отражается информация о состоявшейся командировке. Дни нахождения, подчиненного в отъезде отмечаются буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

К формальной документации относят: распоряжение о командировке, распоряжение о работе в выходной (праздничный) день (если требуется), авансовый отчет, служебная записка (если поездка на собственном или рабочем авто).

Неформальная документация включает: положение о командировках, служебное задание, отчет о его выполнении, командировочное удостоверение.

Приказ (распоряжение) о командировании

Подчиненный отправляется в рабочую поездку на конкретный период по заверенному решению руководителя. В связи с чем необходимо издать приказ (распоряжение), в котором указываются основные данные: кто отправляется, какой дедлайн, куда и какова основная задача. Если подчиненный отправляется в рабочую поездку на своем или рабочем автомобиле, уточните этот момент в документе.

Так как утвержденного шаблона нет, необходимо составить его самим. Как образец можно взять форму No Т-9 или форму No Т-9А при отправке в поездку пары и более подчиненных.

Обязательно подтвердить ознакомление работника с распоряжением под роспись.

Служебное задание

Актуальные законы не требуют обязательной регистрации данной документации. Однако если документооборот организации это предполагает, то служебное задание необходимо будет оформить.

Данный документ включает список задач для подчиненного, которого отправляют в поездку. Поскольку утвержденного шаблона нет, необходимо составить его самим. Как образец можно взять форму No Т-10а.

Закрепление командировочного задания, если отсутствует служебное задание

Для этого достаточно распоряжения о направлении в командировку, в котором обозначено задание. Есть еще исключения, где руководители все еще занимаются оформлением служебного задания и командировочного удостоверения. Ввиду отсутствия запрета, имеется возможность использовать прежний подход, однако этот факт требует официального отражения в локальных нормативных актах, с утверждением формы документа и процедуры его составления.

При условии, что эти документы не пригодятся или же их нет, в распоряжении о направлении в командировку необходимо четко прописать:

• Название работодателя;

• ФИО и должность подчиненного;

• структурное подразделение, в котором работает подчиненный;

• местоположение, период и задача рабочей поездки;

• мотив для распоряжения.

Отчет о выполнении задачи в рамках служебного поручения

Нет каких-то официальных утверждений о том, что он необходим. Но несмотря на это, для руководителя это будет удобным форматом ознакомления с тем, как прошла поездка, куда были затрачены финансы и др.

В отчете представлено описание деятельности подчиненных на момент их пребывания в служебной поездке.

Авансовый отчет

По приезду из поездки подчиненный предоставляет отчет руководителю, в котором прописаны все финансовые издержки (форма No АО-1).

Сюда же прикладываются кассовые и товарные чеки, билеты на проезд и другие подтверждающие расходы доказательные материалы.

С начала указанной даты фактический период пребывания, подчиненного в рабочей поездке, определяется на основе представленных им по возвращении проездных билетов.

Отчет необходимо предоставить в первые 3 дня по приезду.

Служебная записка

Данный документ требуется, когда подчиненный выезжает в командировку, вне зависимости от того, на каком виде транспорта он едет — рабочем или своем. В таком случае реальная продолжительность командировки указывается в служебной записке, к которой прилагаются документы, подтверждающие использование транспорта для поездки к месту командирования и обратно: путевые листы, маршрутные листы, счета, квитанции, кассовые чеки и др.

В служебной записке прописывается период нахождения в рабочей поездке — ее начало и окончание.