Аутсорсинг. Что это, где применяется и какие имеет преимущества

Многие компании предпочитают не нанимать на постоянную основу таких специалистов как, бухгалтеры, пиарщики, IT-специалисты и других неправильных работников. Тогда они обращаются к аутсорсинговым фирмам, в которых можно воспользоваться услугами необходимых специалистов, не нанимая их.

Понятия «аутсорсинг» и «аутстаффинг»

Аутсорсинг и аутстаффинг- смежные понятия. В обоих случаях компания задействует внешних сотрудников для решения своих рабочих задач. Однако, между этими понятиями есть разница:

Аутсорсинг подразумевает делегирование части непрофильных задач фирмы внештатным сотрудникам. Наиболее часто в России на аутсорсе задействуют бухгалтеров, кадровый персонал, клининг и специалистов технического обслуживания. В аутсорсинге заказчик заинтересован в исполнении конкретного поручения, задания от сотрудников на аутсорсе. Например, нанимают бухгалтера для ведения бухгалтерского учета. Он выполняет свои функции, получая за них определенное вознаграждение.

Аутстаффинг- же предполагает временный найм внештатных специалистов. Своего рода «аренду персонала». При этом у них нету конкретной задачи. Руководитель может давать им поручения по своему усмотрению.

Таким образом, аутсорсинг направлен на достижение результата. Аутсорсинговая компания самостоятельно распределяет ресурсы для выполнения цели. А аутстаффинг предполагает временную передачу сотрудников подрядчика исполнителю и некоторое время они выполняют поручения нового руководителя.

Также различие между данными понятиями можно объяснить на примерах. В случае с аутсорсингом, компания, выпускающая косметические средства, берет на себя основной массив работы по разработке продукции, дизайну и продвижению, а логистику делегирует транспортной компании на аутсорсинг.

Если же речь идет об аутстаффинге, то отличным примером будет найм дополнительных работников на аутстаффинге в пиковые сезоны. Например, компания, производящая мягкие игрушки, нанимает персонал на аутстаффинг перед Новым годом, поскольку в этот период сильно растут объемы продаж.

Стоит отметить, что оба понятия открыто примерялись до 2016 года. Затем были внесены изменения в Трудовое Законодательство и термин «аутстаффинг» был официально упразднен. Однако, вместо него появилось вполне законное определение «деятельность по предоставлению труда персонала». Фактически такой термин узаконивает аутстаффинг, просто под другим названием. Но теперь есть ограничения. Например, предоставлять такой персонал может лишь специальная фирма, имеющая аккредитацию. Помимо аккредитации к подобным компаниям предпринимается ряд других требований:

— минимальная сумма уставного капитала составляет 1 мл рублей;

— за компанией не числится задолженностей по налогам;

— требования к персоналу: для руководящих должностей опыт не менее двух лет и отсутствие судимости, а у руководителей обязательное высшее образование.

— запрет на применение упрощенного режима налогообложения.

Также возможность предоставлять труд своих работников другим компаниям, есть у следующих организаций:

— у аффилированных компаний;

— у акционерных обществ;

— у юрлиц, принимающих участие в акционерных соглашениях с направляющими сторонами.

Организация работы с аутсорсинговыми агентствами выстраивается гораздо проще. По сути это- заключение договора подряда между двумя разными компаниями. Такое взаимодействие никак не противоречит законодательству. Однако сам термин аутсорсинг или аутстаффинг официально не используются.

Запрет на использование термина «аренда персонала» заключается в защите прав человека и работника. Еще с 1861 года (отмена крепостного права) в нашей стране не допустимо использовать глаголы «продавать» или «арендовать» в отношении людей и их труда.

Преимущества и недостатки аутсорсинга

На первый взгляд кажется, что сотрудничество с персоналом на условиях аутсорсинга исключительно привлекательная схема. Так руководители могут использовать знания и труд профессиональных работников при этом не трудоустраивая из в своей компании. Разберем основные плюсы аутсорсинга:

— освобождение от некоторых видов налогов;

— возможность нанимать профессионалов своего дела, не заключая с ними трудовые отношения;

— сотрудники нанимаются только тогда, когда они нужны организации, а значит не нужно им платить на постоянной основе;

— оптимизация рабочих процессов, штатные сотрудники могут сосредоточиться на выполнении своих обязательных функций.

Обычно сотрудники, работающие на аутсорсинге компетентнее, так как они ялвяются профессионалами в своей сфере, а до найма такого сотрудника его функции мог выполнять другой сотрудник компании или сам руководитель. А они могут быть посредственно знакомы с данной работой. Такие специалисты также больше заинтересованы в выполнении работы качественно. Ведь от этого зависит их рейтинг и количество последующих заказчиков.

Однако, на самом деле делегирование задач сотрудникам на аутсорсинг также имеет ряд недостатков. В противном случае, никто не имел бы штата постоянных сотрудников, а вместо этого все использовали бы данную схему. Какие же есть недостатки:

• Зависимость от сторонней организации: Передача функций на аутсорсинг означает потерю прямого контроля над этими процессами. Компания становится зависимой от качества работы, сроков и ресурсов аутсорсера.

· Зависимость от сторонней организации: Передача функций на аутсорсинг означает потерю прямого контроля над этими процессами. Компания становится зависимой от качества работы, сроков и ресурсов аутсорсера. Ведь раз он не является штатным сотрудником компании, он не обязан соблюдать внутренние правила организации, если они не прописаны в его договоре.

• Поверхностное погружение. Поскольку аутсорсеры, как правило, не нанимаются на длительные сроки, их отношение к задачам и погружение в проекты может быть менее глубоким, чем у трудоустроенных сотрудников.
• Риск отсутствия подходящих сотрудников. Если речь идет о небольшом городе или об узкой специализации сотрудника, руководитель рискует не подобрать необходимого профессионала на аутсорсинге.
• Дороговизна. Как правило сотрудничество с аутсорсерами обходится дороже стандартной оплаты труда штатному сотруднику.

· Зависимость от сторонней организации: Передача функций на аутсорсинг означает потерю прямого контроля над этими процессами. Компания становится зависимой от качества работы, сроков и ресурсов аутсорсера.

Аутсорсинг может быть эффективным инструментом для оптимизации бизнес-процессов, но важно тщательно взвесить все риски и недостатки, прежде чем принимать решение о его использовании. Подавляющее большинство перечисленных выше недостатков данной формы сотрудничества можно решить с помощью корректного и грамотного составления договора между сторонами, поэтому стоит отнестись к этому аспекту серьезно.

В каких сферах деятельности распространен аутсорсинг

Найм специалистов на аутсорсинг- популярная и достаточно эффективная практика. Ее внедряют при различных обстоятельствах. Разберем наиболее частые случаи:

— Необходимость замены временно отсутствующих сотрудников. Каждая организация сталкивается с ситуацией, когда её работники уходят на больничный, в отпуск или в декрет. При этом работа не останавливается, а выполнять функции временно-отсутствующих сотрудников кто-то должен. В такие моменты возникает потребность в замене этих специалистов. Заключение временных трудовых соглашений с новыми кадрами зачастую создаёт определённые сложности. Не все соискатели готовы качественно исполнять свои обязанности, зная, что их трудовой контракт будет краткосрочным. Поэтому в таких случаях выбор руководства зачастую падает на аутсорсинг.

— Ускорение роста и масштабирование. При быстром расширении бизнеса аутсорсинг позволяет оперативно получить необходимые ресурсы без необходимости нанимать и обучать новых сотрудников. Аутсорсинг также может помочь компании выйти на новые рынки, предоставив доступ к местным знаниям и ресурсам.

— Желание оптимизировать рабочий процесс. Зачастую в бизнесе бывают ситуации, когда нужно ускорить завершение проекта, но не хватает буквально пары дней работы определенного-профильного специалиста. При том, что на постоянной основе в компании он не нужен. Именно такая ситуация является наиболее оптимальной для сотрудничества с сотрудником на аутсорсинге.

— Необходимость в услугах специалистов с повышенной степенью ответственности. Как правило, аутсорсинговые компании несут большую степень ответственности по сравнению с постоянными сотрудниками. Они зарабатывают именно на выполнении, поставленных задач, в то время как для штатного сотрудника они могут быть второстепенными. Это обеспечивает фирмам дополнительную уверенность и защиту при реализации проектов.

— Необходимость в уменьшении затрат на наем работников. Трудовой договор накладывает значительные обязательства как на работодателя, так и на работника, в том числе связанные с налогами и социальными взносами. Использование аутсорсинга позволяет существенно сократить налоговые обязательства.

— Необходимость в оптимизации численности персонала. Бывает, что компания не может нанять новых сотрудников в штат, поскольку ее лимит по количеству штатных работников исчерпан. В таком случае руководство пользуется услугами аутсорсеров, поскольку их не нужно трудоустраивать.

В целом на аутсорс можно нанять практически любого специалиста, но наибольшей популярностью в данном виде сотрудничества пользуются бухгалтеры, IT-специалисты, безопасники, маркетологи, клининг и сотрудники в сфере логистики. следующие услуги:

• Разработка программного обеспечения. Разработки ПО является одним из самых популярных направлений. Компании часто передают разработку приложений, веб-сайтов, мобильных приложений и другого ПО специализированным IT-компаниям.
• Техническая поддержка. Аутсорсинг техподдержки включает в себя решение технических проблем пользователей, обслуживание компьютеров и сетей, а также поддержку программного обеспечения.
• Управление инфраструктурой. Сюда входит обслуживание серверов, сетей, баз данных и других элементов IT-инфраструктуры.
• Кибербезопасность. Защита информационных систем от киберугроз становится все более важной, особенно в связи с текущими обстоятельствами в мире. Многие компании передают эту функцию на аутсорсинг специализированным компаниям.
• Транспортная логистика. Управление доставкой товаров, организация перевозок, оптимизация маршрутов.
• Юридическое консультирование. Ведение дел в суде, а также составление различных договоров и другой документации.
• Охранные услуги. Постановка под охрану различных объектов организации.
• Подбор персонала. Аутсорсинг рекрутинга позволяет компаниям передать поиск и подбор персонала специализированным кадровым агентствам.
• Кадровое администрирование. Аутсорсинг кадрового администрирования включает в себя ведение кадровой документации, расчет заработной платы, оформление отпусков и больничных.
• Обучение и развитие персонала. Разработка и проведение тренингов, семинаров и других программ обучения для сотрудников.
• Маркетинг. Передача на аутсорсинг SЕО, SMM и продвижения компании.

Помимо видов деятельности аутсорсинг также можно разделить по геополитическому признаку. По данному критерию различают 3 вида аутсорсига:

— Внутренний- когда обе стороны работают на территории одного государства.

— Международный- подразумевает делегирование некоторых задач специалистам за рубежом, поскольку решить их в своей стране не предоставляется возможным.

— Офшорный- его суть такая же, как и у международного, различаются лишь критерии выбора страны- партнера. Компания-заказчик предпочитает использовать недорогую рабочую силу, поэтому делегирует часть задач на аутсорсинг сотрудникам из стран с невысокой оплатой труда и низким уровнем доходов.

В современном мире аутсорсинг представляет собой не просто поручение определенных функций и заданий внештатным сотрудникам. Это целая система, многие компаний передают на аутсорс масштабные процессы: перенос всего производства или интеллектуальной собственности за рубеж. Как правило, это делается с целью снижения затрат.

Стоит ли брать на аутсорсинг сотрудников на руководящие должности

Сотрудничество со специалистами на аутсорсинге все больше и больше распространяется по всему миру. Оно позволяет нанять высококлассных специалистов своего дела и перепоручить им выполнение важных заданий из самых различных сфер. Практикой взаимодействия со специалистами на аутсорсинге успешно пользуются не только стартапы, но и крупные ТНК по всему миру. Аутсорсинг предоставляет широкий выбор первоклассных, квалифицированных специалистов. Есть даже те, которые работают исключительно по такому принципу и никогда не были трудоустроены в штате.

Однако, сразу стоит отметить, что хоть данная практика и хороша. В России, а в особенности в регионах, она не столь сильно развита, как в США или странах Запада. Граждане нашей страны более консервативны в вопросах трудоустройства, и большая часть работников предпочтет стандартный вариант оформления по ТК, с накоплением стажа и наличием страхования, чем более современный найм через аутсорсинг. К тому же российские работодатели зачастую ориентируются на наличие у кандидата на новую должность официального опыта работы по аналогичной специальности.

Также говоря об аутсорсинге специалистов на руководящие должности, важно учитывать фактор погружения в рабочую деятельность. Такой специалист является временным, он не имеет опыт работы конкретно в вашей организации и не знает нюансов работы и взаимодействия в компании. Возможно, он обладает широкими знаниями и огромным опытом по своей специальности, но, например, для узкопрофильных специалистов крайне важно глубокое погружение в специфику самой компании, понимание ее процессов изнутри. В такой ситуации, перспективнее иметь руководителей, которые работают давно в данной компании и знают все аспекты ее деятельности.

Аутсорсера можно нанять в качестве коуча или наставника, например, компания может пригласить опытного рекрутера на аутсорсе, который будет помогать и давать советы штатному HR-менеджеру компании в процессе подбора новых, перспективных кадров для масштабирования бизнеса.

Как последовательно внедрить аутсорсинг в компании

Первый шаг. Оценка текущего состояния предприятия

Перед стартом любого проекта необходимо провести анализ настоящего положения компании, исследовать экономическую целесообразность и возможности, связанные с запланированными действиями. Крайне важно объективно оценивать деятельность и результаты компании.

Также нужно проанализировать цели компании и ее конкурентов, разработать стратегию для развития бизнеса, обозначив ключевые направления и определив уязвимые места. Далее следует определить задачи, которые можно передать на аутсорсинг, и прогнозировать объем этих работ. Это поможет составить объективную картину состояния бизнеса.

После этого выполняется расчет затрат на выполнение поставленных задач или реализацию бизнес-процессов с использованием собственных ресурсов. На данном этапе можно рассмотреть стоимость аренды офисных и вспомогательных помещений, а также технологического оборудования, его общие параметры и оплату труда сотрудников.

В это же время формируется рабочая группа для сбора нужной информации и организации мозговых штурмов, что является одним из самых эффективных методов для принятия решений.

Второй шаг. Принятие решения нанять специалистов на аутсорсинг

После того, как руководство компании проанализировало все «за» и «против» и пришло к выводу об эффективности взаимодействия с некоторыми сотрудниками на аутсорсинге, нужно попытаться спрогнозировать все возможные выгоды и концепции после внедрения данной концепции, а затем объективно их оценить. Необходимо рассчитать общие затраты на выполнение работ сторонними исполнителями и сопоставить полученные данные с оценкой затрат на выполнение этих же работ собственными силами. На основании этих данных принимается решение о целесообразности аутсорсинга.

На этом этапе также формулируются цели и задачи проекта, назначаются ответственные исполнители и создается рабочая группа. Разработанный план работы, который будет передан на аутсорсинг, должен быть согласован с высшим руководством.

Окончательное решение о подключении аутсорсеров принимается генеральным директором или владельцем компании.

Третий шаг. Выбор фирмы аутсорсинга для дальнейшего сотрудничества

Это очень важный этап, так как неверный выбор может привести к необходимости повторять всю процедуру анализа и подбора с начала. А это дополнительные финансовые и временные затраты.

Чтобы снизить вероятность ошибки при выборе аутсорсинговой компании и исключить потенциальные негативные последствия, необходимо заранее изучить рынок аутсорсинга кадров, оценив присутствующих игроков. В процессе такого исследования будет составлен список возможных партнеров. Из этого списка нужно выбрать наиболее подходящего, принимая во внимание следующие критерии:

• скорость реагирования на запросы клиента, в том числе в случае необходимости выезда на объект или дистанционного консультирования;
• виды дополнительных платных услуг, а также услуги, которые данный партнер не предлагает;
• зависимость стоимости услуг от числа сотрудников аутсорсинговой компании;
• степень контроля организацией своего персонала;
• форма взаимодействия с партнером при возникновении непредвиденных ситуаций;
• квалификация работников аутсорсинговой фирмы;
• процесс расторжения соглашения на предоставление аутсорсинговых услуг;
• организация системы безопасности в компании.

Для удобства выбора сформированный список лучше оформить в виде таблицы. В нее следует внести указанные критерии для каждого потенциального партнера и провести их сравнение. Такие таблицы часто упрощают процесс принятия решений в различных бизнес-ситуациях.

— Четвертый шаг. Заключение договора с аутсорсером

На данном этапе происходит согласование условий работы. А именно, заказчик описывает аутсорсеру цели его дальнейшей работы, сроки и которые она должна быть выполнена, и какой результат должен быть достигнут. Составляется договор. Важно прописать в нем каждую деталь сотрудничества, поскольку в данном типе взаимоотношений между работодателем и сотрудником на аутсорсинге нередко возникают разногласия, ввиду отсутствия в договоре уточнений.

Сотрудник должен четко понимать и представлять, какой результат от него ждут. Чтобы достичь этого понимания, нанимающая компания должна верно сформулировать основной запрос и четко обозначить перед работником задачи. Аутсорсер может выносить на рассмотрение собственные идеи и стратегии реализации поставленных целей.

— Пятый шаг. Подготовка персонала к переходу на новый формат

Перед тем как начать работу в новом формате, разрабатывается новый штатный расписание и план мероприятий по внедрению проекта. Также проводится подготовка персонала к прекращению рабочих отношений, с объяснением причин и оформлением всей сопутствующей документацией. В каждом конкретном случае руководство принимает решение по изменению действующих должностных инструкций или созданию новых регламентов с нуля.

— Шестой шаг. Работа в отчетном периоде

В отчетном периоде задача возложена на отдельного работника, передающего отчетность руководителю в срок. По завершении оценивается работа аутсорсинга через обратную связь с персоналом и сравнение с KPI. Обсуждается промежуточный результат проекта. Слабые места выявляются как ошибки планирования или несоблюдение договора. Производственные задачи аутсорсера требуют отслеживания уровня контроля в зависимости от важности, рисков и компетентности исполнителя.

При обнаружении отклонений от плана или ухудшения качества, руководитель имеет право скорректировать стратегию контроля, усилить взаимодействие с аутсорсинговой компанией или даже инициировать пересмотр условий договора. При этом, важно не только выявлять слабые места, но и анализировать причины их возникновения, чтобы предотвратить повторение аналогичных ситуаций в будущем. Анализ должен учитывать внешние факторы, повлиявшие на работу аутсорсера, например, изменения в законодательстве или макроэкономической ситуации.

Правила официального оформления взаимоотношений аутсорсера с компанией

Чтобы начать сотрудничество со специалистом на аутсорсинге, важно предварительно подготовить договор, внести в него все рабочие моменты и детали, проверить его и, затем, подписать с новым работником. Вот ключевые моменты, которые необходимо учесть при составлении такого договора:

1. Преамбула: Полные наименования сторон (заказчик, аутсорсер), представители (должность, ФИО, основание), предмет договора (предоставление персонала).
2. Предмет договора: Описание работ/функций, квалификационные требования, количество, график, место работы персонала.
3. Права и обязанности сторон: Аутсорсер: Предоставление квалифицированного персонала, выплата зарплат/налогов, обеспечение оборудованием (если нужно), замена персонала, соблюдение трудового законодательства, ответственность за персонал. Права: оплата, контроль, замена персонала. Заказчик: Безопасные условия труда, предоставление информации, оплата услуг, контроль правил внутреннего распорядка, задачи персоналу, организация работ, ответственность за организацию. Права: требование квалифицированного персонала, контроль качества, требование замены.
4. Стоимость и порядок оплаты: Стоимость услуг (фиксированная/по времени), порядок оплаты (предоплата/постоплата), сроки, валюта, возможность изменения стоимости, НДС.
5. Ответственность сторон: За неисполнение обязательств (штрафы, возмещение), ограничение ответственности, ответственность за действия персонала.
6. Срок действия и расторжение: Срок действия, продление, основания для расторжения, порядок расторжения (уведомление), последствия расторжения.
7. Конфиденциальность: Обязательства по сохранению конфиденциальной информации, срок действия обязательств, ответственность за нарушение.

Соблюдение этих рекомендаций поможет вам правильно оформить договор аутсорсинга персонала и минимизировать риски, связанные с его исполнением.

---

Чтобы оставить комментарий, нужно авторизоваться

Войти