Для чего нужны должностные инструкции и как их сформировать

Должностные инструкции — ключевой инструмент для создания четких и понятных обязанностей сотрудников, снижения риска недопонимания и предотвращения выгорания. Как правильно сформировать эти документы, кто должен заниматься их разработкой, и какие принципы помогут сделать инструкции эффективными

Основным документом, регулирующим взаимодействие между работодателем и сотрудником, является трудовой договор. В этом соглашении четко указаны права и обязанности работника, а также его заработная плата. Тем не мене в самом договоре отсутствуют конкретные требования к трудовой деятельности. Эта неопределенность может создать серьезные трудности как для работодателя, так и для сотрудника. Важно разобраться, как избежать подобных ситуаций и сделать процесс сотрудничества более прозрачным и предсказуемым.

Чтобы избежать неопределенности, работодателю и сотруднику необходимо формировать некоторые дополнительные документы, в частности должностные инструкции и регламентирующие положения. Эти материалы могут более подробно описывать функциональные обязанности, стандартные процедуры выполнения задач и ожидаемые результаты работы. Это поможет установить четкие рамки и снизить риск недопонимания.

Кроме того, важно регулярно обновлять и пересматривать эти документы в соответствии с изменениями в компании или рынке труда. Постоянный диалог между работником и руководством также играет ключевую роль: обсуждение обязательств и ожиданий поможет выявить возможные проблемы на ранних стадиях сотрудничества.

В противном случае, даже в крупной и весьма успешной компании может создаться ситуация, когда начинается текучка кадров. Специалисты уходят из компании, причем обычно это делают ключевые кадры. Тогда работодатель не понимает, как наладить такой же слаженный механизм работы с новыми сотрудниками, как это было ранее. Дело в том, что старые работники совмещали ряд обязанностей.

Почему работники уходят?

Поскольку во многих компаниях у сотрудников отсутствуют четкие задачи и планы, их деятельность размыта, самые инициативные и ответственные зачастую берут на себя больше обязанностей чем требуется. Отсюда следует выгорание и как следствие смена сферы деятельности. Так компании теряют своих самых талантливых и трудолюбивых сотрудников.

Наиболее оптимальным решением данной проблемы является формирование должностных инструкций для работников.

Должностная инструкция относится к внутренней документации. Она позволяет четко разграничить круг обязанностей, возложенных на конкретного работника. Инструкция также помогает как сотрудникам, так и руководителям точно исполнять возложенные обязанности, без лишних поручений и переработок. Должностная инструкция является отличном подспорьем в юридической практике, когда нужно доказать, правомерность действий работника.

Разновидности должностных инструкций

Существует всего два вида должностных инструкций:

Типовая должностная инструкция представляет собой обобщенный перечень обязанностей для всех сотрудников, занимающих определенную должность. То есть, все бухгалтеры в компании действуют в соответствии с одной и той же должностной инструкцией.

Индивидуальная должностная инструкция более детальна. Она разрабатывается персонально для каждого работника компании. Естественно, что помимо общих обязанностей конкретной профессии в ней прописываются нестандартные и индивидуальные задачи, возложенные на конкретного сотрудника.

Какой из видов должностных инструкций решает руководство компании. Стоит отметить, что отталкиваться стоит от рациональности. Так, если вы разрабатываете инструкцию для 10 парикмахеров, логично использовать типовую форму, поскольку их задачи идентичны. А если речь идет о двух маркетологах. При этом первый создает и публикует посты для продвижения, а второй занимается рекламой, имеет смысл сформировать для них индивидуальные инструкции.

Кто занимается формированием должностных инструкций

В большинстве случаев данные обязанности возлагаются на HR, юриста или руководителя отдела. Наиболее удачным является последний вариант, ведь руководитель лучше всех знает, какие задачи будет выполнять новый сотрудник.

После того как инструкция будет составлена, она отправляется на заверение к специалистам по охране труда, к юристам и профсоюзу при его наличии. После согласования, она утверждается у руководителя и затем регистрируется, чтобы получить юридическую значимость.

Сотрудника знакомят с готовой инструкцией, он расписывается и получает на руки свой экземпляр.

Правила оформления должностной инструкции

Стандартно должностная инструкция включает в себя следующие пункты:

— общие положения

В данном пункте содержится вся базовая информация: название отдела, должность работника, порядок назначения и увольнении.

— главные задачи

В данном пункте перечислены все основные задачи, возложенные на конкретного сотрудника или конкретную должность.

— должностные обязанности

Тут прописаны все должностные обязанности сотрудника, как основные, так и дополнительные.

— права сотрудника

Здесь сотрудника знакомят с его правами. Данный раздел содержит информацию о том, к какой документации у сотрудника есть доступ, какие документы он имеет право заверять и какие решения сотрудник может принимать от лица компании.

— ответственность работника

В данном пункте прописана ответственность работника за нарушение других пунктов должностных инструкций.

Основные принципы для составления действенной должностной инструкции

— Первое правило состоит в том, что основная цель любой инструкции – ясность. Сложные термины всегда сложны для понимания, поэтому следует заменять их более доступными выражениями.

— Второе правило основывается на том, что не стоит перегружать текст. Должностную инструкцию размером с книгу вряд ли кто-то сможет освоить; скорее, он только запутает читателя. Лавры красивых метафор не спасут инструкцию в ситуациях трудовых споров.

И, третье правило заключается в том, что нужно быть предельно конкретными. В документе должно быть четко указано, что именно нужно делать сотруднику. При отсутствии четких указаний каждый работник может истолковать инструкции по-своему.

---

Чтобы оставить комментарий, нужно авторизоваться

Войти