Как проводить короткие и полезные совещания
От того насколько продумано и подготовлено предстоящее совещание зависит эффективность работы сотрудников и скорость достижения целей в бизнесе. В статье расскажем, как проводить совещания наиболее плодотворно.
В чем причины неэффективных совещаний?
Наиболее распространенная причина плохих совещаний заключается в отсутствии четкой цели и обозначения задач. Из-за отсутствия фокуса на совещании возникает множество пустых разговоров, не имеющих практической цели. Также есть другие причины:
— не всем участникам предоставляется возможность выразить свое мнение;
— отсутствие дальнейшей стратегии. Совещание окончено, но конкретных решений и задач нет, сотрудники не знают, что делать дальше.
— дублирование информации. Неоднократное проведение встреч для решения одной задачи, снижает заинтересованность участников в ее решении.
— отсутствие важной информации. Некоторые небольшие новости легче разослать по почте, чтобы не отрывать сотрудников от работы.
Способы проведения полезных совещаний
Многие компании стремятся извлечь максимум пользы из проводимых встреч. Для этого они предпринимают различные попытки провести совещание нестандартным образом. Разберем их подробнее:
Проведение совещания в нестандартное время
По утверждению экспертов выбор необычного времени для совещания, например 9.34 позволяет уменьшить число опозданий сотрудников. В назначенное время все работники вместе покидают свои места и направляются в аудиторию для проведения совещания. Постепенно у сотрудников вырабатывается условный рефлекс, а компания полностью избавляется от опозданий.
Использование раскрасок
Представители компании Plum Organics делятся, что раз в неделю они проводят со своими сотрудниками совещания, во время которых каждый из них получает раскраску и может раскрашивать ее во время встречи. Это способствует развитию креативного мышления персонала. Сотрудники охотнее предлагают новые идеи и выдвигают предложения.
Выход из зоны комфорта
Компания, занимающаяся разработкой программного обеспечения, проводит совещания по принципу connection before connect. Он подразумевает взаимодействие с участниками до проведения самого совещания, например с помощью личных вопросов. Когда сотрудник должен дать ответ на личный вопрос, это заставляет его выйти из зоны комфорта и впоследствии работать эффективнее.
Вопросы от сотрудников
Отличным вариантом для улучшения совещаний является практика принципа открытых дверей в процессе совещаний. Данный принцип подразумевает открытость руководства к вопросам и их поощрение. Нужно обозначить, что после окончания совещания, у каждого сотрудника есть возможность задать все интересующие вопросу спикеру и другим участникам. Если по началу сотрудники будут не готовы, следует подождать пару минут, тогда все поймут, что вы ожидаете вопросов. После получения первых 2-3 вопросов, обычно остальные также включаются.
Совещание в процессе игры
Компания по разработке игр для компьютера- Genera Games проводит некоторые из своих совещаний в процессе игры в баскетбол. Представители компании утверждают, что в процессе активного время по провождения у сотрудников рождается множество креативных мыслей и идей.
Использование ракеток для настольного тенниса
В одной компании было зафиксировано, что на совещаниях часто затрагиваются одни и те же темы. Тогда руководство внедрило правило использования ракеток для настольного тенниса. В начале встречи все участники получают по ракетке. Каждый раз, когда в ходе совещания вновь поднимается старая тема, любой сотрудник, заметивший это поднимает свою ракетку. Это обозначает, что необходимо сменить тему на более актуальную.
Штраф в виде песни
Хорошим вариантом снизить процент опозданий на совещания может стать введение необычного вида наказаний. Это может быть песня или стих, который должен рассказать опоздавший, в качестве штрафа. Не многие захотят публично петь, а значит количество опозданий сократится.
Помощь благотворительным фондам
Компания Keller-Williams Realty ввела необычно правило. Если во время совещания, у кого-либо из участников зазвонит телефон, он обязан внести пожертвование в благотворительный фонд. По мнению представителей организации, данное правило позволяет избежать срывов встреч.
Технологии контроля за рабочим временем
Для повышения уровня контроля за распределением рабочего времени, можно внедрить в офис специальный инструмент- Roombot. Он предупреждает сотрудников о предстоящем совещании, а также напоминает о необходимости закончить встречу (начинает постепенно уменьшать освещение в аудитории, что служит сигналом о том, что время подходит к концу. Это позволяет грамотно планировать свой рабочий день.
Применение таймера
Введение ограничения по времени во время совещания способствует наиболее продуктивному использованию выделенного времени. Установите таймер на час или любое другое время в начале встречи, а если совещание все еще не будет закончено по истечению времени, инициатор должен будет положить определенную сумму в корпоративную копилку.
Отсутствие стульев
Еще один оригинальный способ простимулировать работников проводить продуктивные совещания и только по действительно важные темы заключается в использование того же таймера. Но в качестве санкции за задержку совещания у сотрудников отнимают стулья и все оставшееся время они вынуждены общаться стоя. Это подталкивает участников не размусоливать ненужные темы, а говорить коротко, четко и по-существу.
Приседания
Также можно ввести правило приседания. Чтобы избежать слишком длинных совещаний, последний спикер должен выполнить 50 приседаний.
РекрутингЧтобы оставить комментарий, нужно авторизоваться
