Все за и против отказа от бумажной трудовой книжки
С 2020 года в нашей стране начался переход на электронные трудовые книжки для всего трудящегося населения. Прежде всего такой шаг был направлен на цифровизацию государственных услуг и на упрощение доступа к информации, а также на снижение бумажного документооборота и увеличение оперативности в обработке данных. В связи с нововведением все наемные работники столкнулись с альтернативой: оставить привычную бумажную трудовую книжку или перейти на новый онлайн-формат. О том, что представляет собой электронная трудовая книжка, об основных преимуществах и недостатков обеих форматов документа и о других нюансах, расскажем в данной статье.
Что представляет собой электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка, если кратко – ЭТК, является цифровым аналогом стандартной бумажной книжки. Она содержит в себе все необходимые сведения о трудовой деятельности и стаже человека с начала 2020 года.
Основные преимущества трудовых книжек в онлайн-формате заключаются в их удобстве и доступности. Работник не потеряет свое трудовое удостоверение — все данные надежно хранятся на серверах Пенсионного фонда России.
В результате нововведения, все работодатели получили обязанность создавать электронные трудовые на каждого работника. Получается, что с этого момента все трудоустроенные сотрудники, в том числе работающие на удаленке и совмещающие несколько работ, уже имеют электронные трудовые книжки. У них остается лишь выбор, продолжать вести бумажную книжку параллельно или нет.
Внутреннее наполнение электронной трудовой книжки схоже с бумажной версией документа. В ней можно найти следующие данные о ее владельце:
-Персональные данные: имя, дата рождения, СНИЛС.-Текущее место работы: организация, должность/специальность/функции, структурное подразделение.-История трудовой деятельности: даты приёма, перевода, увольнения с указанием причин.-Работа в особых регионах: информация о работе на Крайнем Севере и в других подобных регионах.-Формат трудовойкнижки:в данной графе сотрудник отдает свое предпочтение использованию трудовой книжки в электронном варианте или в бумажном.-Не смотря на общую схожесть электронной и бумажной трудовой. Вторая все же содержит немного больше информации. Например, в стандартной бумажной книжке имеются данные о наградах, а также о таких особенностях выполнения рабочих обязанностей, как работа вахтами или сезонная работа. А между тем эта информациянеобходима для получения званияветерана труда или пенсионной надбавке. При переходе на электронную трудовую, бумажная книжка выдает я на руки работнику, важно ее сохранить. Это обеспечитвозможность получения перечисленных выше привилегий, так как будет служить доказательством.
Для выпуска сотруднику ЭТК в СФР, работодателю следует сформировать и направить в СФР отчеты по соответствующей форме. Отправлять отчеты необходимо в следующие сроки:
— При трудоустройстве по ТК РФ или ГПД, не позднее следующего рабочего дня с момента подписания договора;
— При увольнении или возобновлении трудового договораили ГПД, сведения необходимо отправить также не позднее следующего рабочего дня;
— В случае перевода на другую работу или перехода на электронную трудовую, не позднее 25 числа следующего месяца.
Также совместно с отчетом ЕФС-1 необходимо заполнять и сдавать подраздел 1.1 в соответствующее отделение Социального Фонда. Данный документ идентичен до компаний и ИП. Его нужно сдавать только при наличии наемных сотрудников.
Если в штате менее десяти работников, документ разрешено сдавать в бумажном или электронном виде по желанию. Если же количество сотрудников превышает допустима только онлайн-подача.
Если своевременно не соблюсти данные сроки подачи отчета ЕФС-1, работодатель может столкнуться с различными санкциями со стороны контролирующих органов. Несвоевременная подача сведений может обернуться штрафами, а также дополнительными административными проверками. Поэтому работодателям рекомендуется строго следить за соблюдением установленных сроков и поддерживать актуальность передаваемых данных, чтобы избежать негативных последствий.
Отображаются ли в ЭТК данные о работе до 2020 года
Да, электронный документа также содержит краткую информацию о местах рабочей деятельности и период работы сотрудника до введения ЭТК. Однако, важно отметить, что если предыдущие работодатели не предоставляли в СФР необходимые сведения о своих работниках то, в трудовой рабочие данные могут быть и не отражены. Более расширенных сведений о предшествующей рабочей деятельности в электронной трудовой нет, например особенности работы, награды, причины увольнения, особые функции и прочие. Но, при желании, каждый может самостоятельно получить услугу под названием «корректировка индивидуального лицевого счета». Она доступна в электронном формате, ею можно воспользоваться через госуслуги, МФЦ или официальный сайт Социального Фонда. Данная услуга подразумевает дополнение информации в электронной трудовой книжке, более подробными сведениями, содержащимися в ее бумажном варианте. Если этого не сделать, то в качестве подтверждения трудовой деятельности до 2020 года, нужно будет предъявлять бумажный экземпляр.
Как узнать данные из электронной трудовой книжки
Каждый может с легкостью получить выписку из электронной трудовой книжки. Для этого не придется посещать ведомство и стоять в очередях. Достаточно запросить электронный документ на официальном сайте СФР или на портале «Госуслуги». Уполномоченный сотрудник заверит его с помощью ЭП, и он приобретет юридическую значимость.
Выписку можно получить как электронно, так и на бумаге. Для получения бумажной копии, обратитесь в любое отделение СФР. Сотрудник выдаст вам форму СТД-СФР. Она отражает все имеющиеся данные о трудовой деятельности. Если информации не хватает, это говорит о том, что кто-то из работодателей не предоставлял данные в ведомство. Соответственно в трудовой книжке они не отображаются.
Преимущества ведения трудовой книжки в онлайн-формате
Основной плюс заключается в возможности в любое время проверять внесенные данные. ЭТК позволяет работникам оперативно просматривать актуальные данные. Это поможет убедиться, что работодатель зафиксировал вашу деятельность в трудовой. В то время как при наличии только бумажной книжки, сотруднику нужно было сначала обращаться в отдел кадров с просьбой предоставления сведений, затем писать заявление и ждать несколько дней, пока данные будут предоставлены.
— Возможность электронного оформления пенсии
При начислит ЭТК сотрудникам Социального Фонда не придется запрашивать дополнительную информацию и документы. Все данные хранятся на индивидуальном лицевом счете.
— Легче получить социальные выплаты
Для того чтобы оформит пособие или иную социальную выплату, не придется лично посещать ведомство. Всю необходимую информацию контролирующие органы получают самостоятельно посредством электронного взаимодействия.
— Подтверждение стажа
Вы можете самостоятельно запросить, быстро получить и направить адресату, например потенциальному работодателю выписку из электронной трудовой. Это позволит вам доказать реальность своего стажа и опыта работы.
— Надежность
В отличии от своей бумажной альтернативы, электронная трудовая книжка надежно хранит все данные о трудовой деятельности человека в базе СФР. Кроме того, их невозможно потерять или испортить, как физическую книжку.
У трудовой книжки в электронном варианте имеют также и свои минусы
— Нехватка информации
Самый существенный недостаток использования ЭТК это нехватка сведений о рабочей деятельности до 2020 года. Проект введен относительно не давно, не все механизмы езе хорошо налажены. Даже если все ваши работодатели честно предоставляли сведения в Социальный Фонд, они все равно могут не отобразится в электронной книжке. В таком случае, вам придется все время хранить бумажный экземпляр предыдущий трудовой книжки и быть готовым его предъявить новому работодателю, если он потребует подтвердить стаж на предыдущих местах занятости.
— Отсутствуют некоторые сведения
Электронная версия трудовой книжки содержит меньше сведений о работнике чем бумажный вариант. Например, в ней отсутствует раздел о наградах или не вносятся сведения о вахтовой или сезонной работе. Это может быть неудобно для некоторых граждан. В особенности для тех, кто рассчитывает на получение звания ветерана труда за долгую рабочую деятельность или для тех, кто выполняет работу по вахтовому признаку. ЭТК просто характеризует период и характер деятельности, но не содержит уточнений о вахтах или сезонности. А это, в свою очередь, может быть важно при расчете пенсионных.
— Существует опасность потери данных
Хоть и считается, что хранить информацию в электронном формате безопаснее и надежнее, ведь так ее не могут выкрасть или владелец не сможет просто потерять физическую трудовую книжку. Тем не менее, несмотря на всю надежность серверов СФР, система с электронными трудовыми еще достаточно «сырая» в России, а еще никто не исключал возможность хакерских атак. И, в таком ключе, возможно будет безопаснее оставить бумажную трудовую, спрятать ее в надежное место и хранить так, не показывая никому.
— Различия в данных в электронном и бумажном вариантах трудовой книжки
Неясно, какие шаги будут предприниматься при выявлении различий в двух вариантах трудовых. Каким именно данным будет отдаваться предпочтение в случае расхождений.
Преимущества бумажной трудовой книжки
Чтобы принять наиболее объективное и взвешенное решение о формате ведения трудовой книжки, следует разобрать также негативные и позитивные аспекты работы с бумажной версией трудовой. Какие же у нее имеются преимущества?
— Знакомый формат
Каждый видел, изучал и проверял данные своей бумажной трудовой книжки. Соответственно все уже знают, как с ней работать и какие сведения она содержит. В отличии от электронной версии, которая является достаточно новой, и, например, пожилым людям достаточно сложно отказаться от привычного формата и начать изучать новые современные технологии.
— Имеет более обширные сведения
По сравнению с ЭТК бумажная трудовая содержит все данные о трудовой деятельности работника в полном объеме. В то время как, электронная содержит лишь краткую информацию о стаже до 2020 года. Кроме того, бумажная версия также включает в себя специальный раздел, в котором прописываются сведения о получении работником различных профессиональных наград. Это очень важно для получения звания ветерана труда.
— Есть возможность «удаления» негативного опыта работы
Если сотрудника не устраивают какие-либо записи в физической трудовой книжке. Ее можно запросто «потерять» и завести новую. Тогда есть вероятность, что новый работодатель не узнает причин увольнения сотрудника с предыдущего места занятости. Однако, с введением форм СТД-СВР и СТД-Р работодатель может потребовать при трудоустройстве предоставить данные документы. А они уже будут содержать причины увольнения сотрудника по статье.
В чем состоят основные минусы физической трудовой книжки
— Есть вероятность потери, кражи или порчи
Как и любой другой бумажный документ, трудовую книжку можно потерять, где-то забыть или просто пролить на нее чай и она придет в негодность. В таком случае работнику придется потратить много сил и времени на восстановление утраченных данных и сбор необходимой документации.
— Печатные трудовые книги уже изжили себя
В связи с распространением удаленного режима работы в нашей стране со времен пандемии, а также с нарастающей автоматизацией многих бизнес-процессов и процессом взаимодействия населения с контролирующими органами, можно сказать, что бумажные трудовые книжки уже достаточно давно канули в прошлое. Все уже давно привыкли обмениваться документацией с помощью ЭДО. Это гораздо проще, быстрее и надежнее. Многие документы уже даже не принимаются в бумажном виде.
— Необходимость платы за оформление бумажной книжки
Если работнику по какой-то причине требуется выпустить новую трудовую книжку в бумажном варианте, обычно он обращается с такой просьбой к работодателю. А тот, в свою очередь, имеет право взымать некоторую плату за выпуск нового документа или приложений к нему. Электронная трудовая книжка не требует от сотрудника абсолютно никаких финансовых затрат. Кроме того, обычно она создается автоматически при трудоустройстве на первое место работы. Никаких усилий со стороны работника также не нужно.
Учитывая важность документа, бумажная трудовая книжка выполняет роль надежного источника официальных данных о вашем рабочем стаже. Она становится особенно значимой в случаях, когда необходимо документально подтвердить периоды работы для получения различных социальных выплат и пособий. Электронные версии пока еще не достигли такого уровня доверия среди сотрудников, как традиционные бумажные носители, поэтому стоит взвесить все «за» и «против» перед принятием решения.
Нужно ли отказываться от использования бумажной трудовой
Кроме того, в вопросе перехода на электронный формат важно учитывать дальновидность всей системы технологической поддержки. В случае сбоев в системе или кибератак есть риск потери данных или временной недоступности информации, что может поставить под угрозу вашу профессиональную историю. Это одна из причин, по которой многие консервативные сотрудники предпочитают оставаться верными проверенному временем бумажному формату.
Стоит также отметить, что для представителей старшего поколения процесс адаптации к цифровым технологиям может быть сопряжен с определенной сложностью. Для таких сотрудников переход на исключительно электронную трудовую книжку может стать источником стресса и даже поводом для ошибок, допущенных по незнанию или непониманию нюансов работы с цифровыми платформами. Это еще один аргумент в пользу сохранения бумажных трудовых как дополнительной, страховочной меры.
В заключение, прежде чем отказаться от бумажной трудовой книжки, важно не только учитывать выгоды современных технологий, но и быть готовым к возможным рискам при полной цифровизации документооборота. Такой шаг требует взвешенного подхода и анализа всех возможных последствий для вашего личного удобства и уверенности в безопасном хранении всех данных о вашей трудовой деятельности.
РекрутингЧтобы оставить комментарий, нужно авторизоваться
