Обязательное применение МЧД и порядок использования КЭП с 1 сентября 2024 года
С начала сентября текущего года вступили в силу новые правила, касательно использования машиночитаемых доверенностей- МЧД и квалифицированных электронных подписей- КЭП. Узнайте, как организациям адаптироваться под изменения.
Данные изменения должны были внедрить еще в прошлом году. Однако процесс был отложен ввиду снижения стресса адаптации для бизнеса и осуществления плавного процесса перехода.
Целью изменения порядка использования МЧД и КЭП является стремления к автоматизации большей части бизнес-процессов, а также формирование максимально прозрачных условий взаимодействия в бизнесе и налаженного ЭДО.
Что поменялось?
Начиная с 1 сентября этого года все работники, а также уполномоченные лица должны будут использовать МЧД в процессе сотрудничества с представителями государственного сектора и в некоторых других случаях.
В ряде организаций, использования МЧД стало обязательным еще раньше:
— для тех, кто должен сдавать отчетность в ИФНС- 1 марта текущего года;
— для тех, кто отчитывается в СФР- 11 марта текущего года.
Чтобы взаимодействовать с СФР по вопросам социального страхования, представителям лиц, обладающих действующим сертификатом ЭП сотрудника МЧД, потребуется доверенность после истечения срока этого сертификата. Это значит, что начиная с 1 сентября 2024 года, такая доверенность станет необходимой для всех подобных представителей.
В чем разница между МЧД и обыкновенной доверенностью?
В отличии от стандартной доверенности, которая выдается в бумажном экземпляре и заверяется рукописной подписью, МЧД используется исключительно в электронном порядке. МДЧ представляет собой специальный файл, который обрабатывается автоматически. Пользователи могут переслать МЧД по электронной почте или через месседжеры.
Важный аспект в использовании МЧД это- обязательное наличие КЭП. Данный вид подписи закрепляет юридическую силу доверенности, без него она не является действительной.
В чем плюсы перехода на МЧД?
— Удобный формат подписания документации. Все можно сделать онлайн, не покидая офиса.
— Использование МЧД более безопасно. Ее не получится подделать или заверить задним числом. Кроме того, МЧД можно легко проверить на достоверность в любой момент. Для этого потребуется знать ее персональный номер, а также ИНН обеих сторон соглашения.
— Наиболее эффективный метод проверки полномочий сотрудника и правильности информации. То есть применение МЧД автоматизирует процесс, делая его более удобным.
Как выбрать формат для МЧД?
На данный момент существует три разновидности МЧД. Каждая из них имеет собственное назначение и особенности:
· 5.01 — данный вид МЧД предусмотрен для взаимодействия с налоговыми органами. Процесс принятия формата продлится до конца февраля следующего года.
· 5.02. — Усовершенствованный вариант доверенности 5.01. Данная форма также используется для предоставления документов и выполнения иных действий с ФНС. Однако, данная форма доверенности позволяет формировать групповую доверенность или доверенность с правом передоверия. Формат МЧД 5.02 принят 1 марта 2024 года.
· 003 — стандартный, общий формат доверенности. Данный вариант отлично подходит для обмена документацией с партнерами, различными информационными системами и государственными органами.
· 002 — позволяет сотрудничать с контрагентами, но не допускает варианта взаимодействия с налоговой.
Для подписи МЧД форматов 003 или 002, должна применяться электронная подпись, полученная в ФНС, Центробанке или казначействе.
Также ведомства могут дополнять и модифицировать формат МЧД, применяющийся у них.
Как перейти на работу с МЧД прямо сейчас: пошаговая инструкция
Чтобы перейти на новый формат заверения документации без стресса для работников, действуйте следующим образом:
— Проанализируйте функции и полномочия каждого сотрудника. Выделите среди них тех, кому потребуется подписывать документацию от имени организации. Выясните, для каких именно целей будет использоваться МЧД, чтобы выбрать подходящий формат.
— оформите для сотрудников КЭП физлица в удостоверяющем центре, имеющем подходящую аккредитацию. Например, УЦ «Контур» или «Такском». Чтобы выпустить подпись потребуется внести персональные данные сотрудников и купить токены. Как правило, через 1-2 дня сертификаты будут готовы к использованию.
— Оформите МЧД. Имея только электронную подпись физлица, сотрудник еще не может расписываться в документации от имени компании. Чтобы получить эту возможность необходимо также выпустить МЧД. Доверенность подписывается с помощью цифровой подписи руководителя и данные о ней впоследствии хранятся в распределительном реестре ФНС или в личной системе хранения компании.
Впоследствии при каждом подписании документов уполномоченный работник будет удостоверять их от лица всей компании с помощью электронной подписи и приложенной к ней машиночитаемой доверенности. В зависимости от второй стороны сделки, требования к предъявлению МЧД могут быть разными. Например, некоторые требую загрузить доверенность в личный кабинет, после чего данные о ней подгружаются в автоматическом порядке. После того, как проставлена электронная подпись, подкрепленная МЧД, сделка обретает юридический статус.
— Последним этапом является обучение сотрудников пользоваться МЧД. Рекомендуем собрать персонал и провести небольшое обучение, чтобы все понимали, как правильно применять МЧД и КЭП при подписании документов от лица всей компании. Также объясните работникам о правилах получения, хранению и отправки документации новым способом.
Для тех, кто не успел перейти на новый формат подписания документации, важно помнить, что документы, полученные ранее и не требовавшие доверенности, подписанные лишь с помощью ЭП, теперь не действительны.
СервисыЧтобы оставить комментарий, нужно авторизоваться
