12 методов для проведения совещаний результативно и быстро

Факторы, приводящие к безрезультатным планеркам

С ростом удаленки растет и недовольство подчиненных постоянными видео-встречами и звонками. Из-за слишком частых планерок подчиненные вынуждены работать сверхурочно.

Наиболее частое недовольство подчиненных связано с тем, что они сталкиваются с так называемым «разговорным хаосом». Когда задача не определена ясно или повестка не составлена, совещания теряют свою цель.

Существуют и другие причины, способствующие безрезультатности рабочих встреч:

— Отсутствие возможности проговорить свое мнение. Чаще всего в обсуждении преобладают мнения лишь нескольких участников. Другие участники не выражают своего мнения.

— Последующие шаги не определяются. Сотрудники уходят с планерок, не имея никакого представления о том, какие действия им следует предпринять далее. Не принимаются конкретные решения, и никто не имеет ясного представления о своих ожиданиях.

— Дублирование данных. Когда на планерке вновь повторяется уже известная информация, подчиненные начинают заниматься другими делами прямо в процессе совещания.

— Иногда электронная почта оказывается более эффективной, чем звонок. Подчиненных сильно бесит, когда для информации, которую можно было бы узнать из письма за минуту, назначают часовые созвоны.

— Иногда организации специально работают над улучшением эффективности своих рабочих встреч. Когда встречу невозможно заменить другим форматом, некоторые руководители ищут необычные методы. Некоторые стремятся сделать общение незабываемым, другие применяют способы для минимизации времени встречи, а третьи придумывают необычные правила.

Проведение совещания в нестандартное время

В одной из организаций планёрки редко забываются, поскольку руководство назначает их в нестандартное время. К примеру, утренняя встреча подчиненных начинается в 9:12.

Этот метод практически полностью исключил случаи задержек. Со стороны это воспринимается так: в 9:12 весь персонал оставляет свои рабочие места и направляются в зал для планерок. В организации отмечают, что необычное время планерок помогает развивать условную привычку.

Раздача персоналу раскрасок

Каждый вторник одна из ведущих корпораций раздает персоналу раскраски-антистресс и проводит планерку, где все рисуют и общаются в непринужденной атмосфере.

Руководитель считает, что эта часовая встреча критически важна для продвижения новых продуктов организации. Он убежден, что раскрашивание во время планерок способствует улучшению активного слушания. Это гораздо продуктивнее, чем одновременное выполнение нескольких задач или использование электронки.

Выход подчиненных из их привычной комфортной зоны

Встречи представляют собой отличную перспективу для персонала лучше познакомиться друг с другом. Применяя метод «connection before content» (установление связи перед обсуждением), наставники на старте задают подчиненным вопросы, которые помогают им выйти из зоны комфорта. Вопрос может быть, например, таким: «Есть ли у вас какие-либо сомнения по поводу текущих задач?».

Идея задавать вопросы

Раньше существовало правило — резервировать последние 15 минут каждой планерки для вопросов и ответов. Вопросы всегда оказываются чрезвычайно полезными и уместными.

Активные игры

Одна из организаций устраивает свои планерки на волейбольной площадке. Подчиненные могут даже играть, пока обсуждают различные проблемы. Таким образом, начальство нацелено на то, чтобы планерки были и продуктивными, и веселыми. «Когда кровь начинает циркулировать активнее, наше мышление становится более нестандартным, а идеи — креативнее».

Предоставление подчиненным ракеток для игры в настольный теннис

Организация поддерживает актуальность встреч, внедрив правило «Избегаем старых тем». Подчиненные оповещают друг другу о том, что тема уже обсуждалась, поднимая ракетку для тенниса с надписью «Это уже было».

Правило было введено после того, как руководители обнаружили, что сотрудники часто возвращается к одним и тем же темам. Ракетка выполняет роль не только визуального сигнала, но и важного инструмента, позволяющего подчиненным организации отсеивать контрпродуктивные предложения по мере их появления.

Исполнение песни в качестве наказания за задержку

В одной организации подчиненные почти никогда не опаздывают на совещания из-за нестандартного наказания, введённого ген-директором. Со временем у большинства подчиненных вошло в привычку опаздывать на планерки не менее чем на 10 минут, что нарушало весь процесс. В результате было установлено правило, по которому опаздывающий должен исполнять песню перед коллективом. Уже успели исполнить и гимн, и поздравления с днём рождения, и детские песни. Эта практика оказалась крайне успешной: в настоящее время подчиненные почти никогда не поют.

Установление правил для поддержки благотворительности

На планерках каждый, у кого звонит телефон, обязан сделать пожертвование на благотворительность. По мнению руководителей, такая политика минимизирует случаи, когда совещания прерываются по каким-либо причинам.

Внедрение технологии, контролирующей продолжительность времени

Одна из организаций внедрила в конференц-зале технологию, известную как Roombot. Она оповещает участников о предстоящих планерках и выполняет ряд других полезных задач. В частности, к концу планерок освещение в конференц-зале начинает снижаться. Таким образом, Roombot упорядочивает рабочий график и способствует избеганию накладок.

Применение таймера

В одной из организаций запускают секундомер на полчаса в начале каждой планерки, чтобы максимально результативно использовать отведенное время. Если планерка длится дольше запланированного времени, её организатор обязан внести 1000 рублей в корпоративную копилку.

Недостаток сидячих мест

В другой компании также устанавливают время для встреч — обычно тоже полчаса. В случае если время выходит у подчиненных забирают стулья. Оставшееся время им приходится проводить на ногах. Этот способ мотивирует избегать продолжительных совещаний без четких задач и конкретной повестки. Это правило применяется повсеместно — как в офисе, так и в местах общего пользования. В таком случае подчиненные особенно внимательны к времени, чтобы не привлекать взгляды окружающих.

Силовые нагрузки

Команда одной из фирм встречается по утрам каждую пятницу для обсуждения еженедельных итогов работы. Чтобы не пересиживать на планерках, руководители ввели правило — кто выступает крайним должен присесть 40 раз.