Как успешно организовать свой рабочий день?

С какими трудностями сталкиваются в управлении временем

При составлении рабочего графика появляются различные сложности.

Трудности, связанные с работой на удаленке. Работа на удаленке обеспечивает удобство и гибкость, однако посторонние факторы могут легко нарушить ваш детально расписанный график.

Откладывание. Умышленная отсрочка выполнения работы нередко прикрывается видимостью занятости. Существенные задачи откладываются в сторону, вися над нами как тяжелый груз, вызывая паническое состояние. Неопределенность в организации рабочего дня способствует откладыванию и затрудняет результативное управление временем.

Значимость соблюдения дисциплины. Выполнение задуманного требует строгого подчинения дисциплине. Случайные встречи, неотложные письма или слабая воля могут нарушить расписание. Важно, как хорошо вы можете концентрироваться на задачах и сопротивляться отвлекающимся воздействия

Техники организации рабочего времени

Существует большое количество подходов к планированию. Выбор наилучшего варианта зависит от ваших индивидуальных особенностей и рабочего стиля. Некоторые предпочитают планировать каждый день, в то время как другие используют метод блокировки времени для каждой задачи или «метод помидора».

Планирование на каждый день

Применение планировщика — традиционный способ распределения задач на протяжении дня. Планировщики на каждый день позволяют детально распланировать каждое мероприятие, встречу, поручение и задачу на день. Их можно применять для создания регулярных задач, назначения дедлайнов и мониторинга роста. Целью этого подхода является убедить человека в том, что все намеченные на день задачи были выполнены.

Этот подход предполагает регулярное выделение времени, идеально на утро, для планов на будущий день. Осмотрите список дел, установите приоритеты исходя из их срочности и значимости, и оцените реальность установленных дедлайнов.

Это поможет вам сосредоточиться на самых значимых задачах и избежать чувства перегрузки из-за большого объема работы.

Формирование списка дел, ориентированного на достижение целей

Создание привычки планировать каждый день — это лишь одна сторона вопроса. Важно убедиться, что стратегия приближает вас к основным целям. Для того чтобы удостовериться, что ежедневные задачи нацелены на достижение ваших долгосрочных целей, следуйте принципу ежедневного планирования.

Выравнивание задач с целями осуществляется через несколько ключевых шагов.

Разделите крупные цели на меньшие этапы

Преобразуйте цели в повседневные задачи. Например, вместо цели «Освоить новый язык» вы можете добавить в ежедневный список дел задачи вроде «Практиковать разговорный язык 20 минут в день» или «Изучать новые слова перед сном». При составлении плана на день обязательно учитывайте как личные, так и профессиональные цели, интегрируя задачи, способствующие их достижению.

Если у вас возникают проблемы с составлением реалистичного ежедневного списка задач, охватывающего все ваши цели, вероятно, у вас их через чур много. Сделайте анализ своих обязательств, чтобы сфокусироваться на том, чтобы сосредоточиться на малом количестве целей, имеющих для вас наибольшее значение. Старайтесь не ставить более пяти основных задач одновременно и стремитесь сочетать ближайшие и длительные цели.

Смотрите на неделю в общем

Планирование дня следует начинать с общего обзора всей недели.

Вероятно, у вас возникнет несколько целей и задач для их выполнения, однако во времени вы будете сжаты. Так бывает. Допустим, вы посещаете занятия по йоге по понедельникам, средам и пятницам. В определённые дни вам может быть полезно организовать цели по группам и сосредоточиться исключительно на тех, что связаны с одной определенной профессиональной целью. Вместо этого вы можете перенести свои личные задачи на выходные дни.

Включайте необходимые задачи крайними в список

Зачастую люди начинают планирование дня с выполнения самых важных задач. Они основываются на запланированных встречах, обязательных совещаниях и сроках, а затем адаптируют остальные задачи к этим рамкам. Попробуйте действовать в обратном порядке. Таким образом, вам придется подстраивать свои важные дела под приоритетные задачи, а не наоборот.

Было бы крайне удобно, если бы мы концентрировались исключительно на каждодневных задачах, которые помогают нам двигаться к долгосрочным целям. Однако на практике существуют обязательства, которые нам приходится выполнять, даже если они не способствуют значительному личному или профессиональному развитию. Регулярно оценивайте повторяющиеся встречи, старайтесь передавать обязанности и учитесь отказывать.

Временные отрезки

Один из способов организации рабочего дня включает выделение конкретных временных промежутков для каждой задачи из списка дел. Списки дел способствуют улучшению этой техники и позволяют сосредоточиться на каждой задаче с максимальной целеустремленностью. В таком случае вы избегаете отвлечений при переходе от одной задачи к другой.

Вы можете выделить временные промежутки для обработки почты, участия в собраниях, проведения рабочих конференций и даже для отдыха. Метод помогает построить графическое представление вашего рабочего дня.

Ежемесячное распределение временных блоков эффективно для людей, выполняющих разнообразные ежедневные задачи. Можно воспользоваться удобным инструментом — таблицей в Excel.

Сферы, требующие особого внимания

Выявление приоритетных сфер каждую неделю— это ключевые задачи, которые вы планируете завершить в течение недели. Эти области приоритетны в графике, являясь задачами, которые способствуют планированию недели и направляют каждодневные задачи.

Вот способ интеграции еженедельных направлений деятельности в распорядок рабочей недели:

Обзор на еженедельной основе. В конце недели или в начале новой найдите немного времени, чтобы подвести итоги своих достижений и определить будущие приоритеты.

Выбор пары-тройки приоритетных направлений для концентрации внимания. Определите основные цели, которые планируете достигнуть в следующую неделю. Это могут быть конкретные этапы проекта, составление отчетов или тактические инициативы.

Разделение крупных задач на более мелкие. Для каждой области фокусировки на неделю определите конкретные задачи или результаты, которые помогут достигнуть более масштабных целей.

Повседневное внедрение. Когда планируете свой рабочий день, постарайтесь, чтобы каждая задача способствовала продвижению в конкретной сфере.

Подвижность. Непредвиденные ситуации неизбежны. Если ваша неделя становится непредсказуемой, корректируйте ключевые цели и ежедневные планы по мере необходимости.

Установление приоритетов в зависимости от их важности

Не все задачи на каждый день равнозначны. Некоторые задачи имеют больший приоритет. При составлении плана на рабочий день крайне важно ранжировать задачи по их важности.

Существуют различные подходы к расстановке приоритетов, включая матрицу Эйзенхауэра и метод AБВ.

Матрица Эйзенхауэра. Этот метод предназначен для сортировки задач в зависимости от их срочности и значимости. Метод Эйзенхауэра делит задачи на четыре квадранта и указывает, как нужно обращаться с каждой группой:

Задачи, помеченные как «срочные и важные», требуют немедленного выполнения.

«Несрочные и важные» задачи должны быть внесены в список дел или календарь для планирования.

Задачи, которые являются «срочными, но неважными,» необходимо передать другому человеку.

«Несрочные и неважные» задачи следует убрать.

Метод AБВ. Задачи классифицируются буквами A, Б или в соответствии с их значимостью. Задачи с оценкой «A» имеют наивысший приоритет и должны быть выполнены первыми, в то время как задачи с оценкой «В» менее срочны.

«Техника помидора»

Этот широко применяемый метод тайм-менеджмента способствует выполнению большего количества задач за более короткий срок. Этот метод был разработан в конце 1980-х годов и вдохновлён кухонным таймером в виде помидора, который помогает разделить рабочие процессы на интервалы.

Вот как использовать эту технику:

Настройте таймер на 25 минут и посвятите это время одной задаче, полностью избегая отвлекающих факторов, таких как звонки и проверки почты. Когда таймер сработает, сделайте короткий перерыв на 5 минут: встаньте, разомнитесь и немного подвигайтесь. Продолжайте этот процесс четыре раза, а затем сделайте более длительный перерыв от 20 до 30 минут.

«Техника помидора» оказывается эффективной по ряду причин:

Она делит крупные задачи на более управляемые фрагменты.

Этот способ организации рабочего дня способствует регулярным перерывам, что помогает избежать выгорания и значительно повысить общую продуктивность.

Метод способствует поддержанию концентрации на текущей задаче. Понимание, что предстоит работать всего 25 минут до короткого перерыва, снижает вероятность отвлечений.

Метод «Съешь лягушку»

Этот подход рекомендует выделить одну главную задачу на день и сосредоточиться на её выполнении в первую очередь. Иногда это задание, которое мы откладываем, поскольку оно кажется нам чрезмерно объёмным или трудным. С ней необходимо заняться немедленно, чтобы избежать соблазна отложить её выполнение.

При ежедневном планировании разместите задачу «лягушка» в начале списка дел и укажите время, отведенное на её выполнение. Расположите все остальные задачи ниже в списке.