Организация кадрового делопроизводства: методы и ключевая документация

Организационные аспекты кадрового делопроизводства

Существуют три метода установления кадрового делопроизводства. Эти методы определяются размерами организации, её денежными ресурсами и численностью штата.

Обычно кадровым делопроизводством занимается специализированное структурное подразделение, такое как отдел учета кадров или делопроизводитель. Эта роль в организации также может выполняться в форме совмещения с другой должностью для одного из подчиненных.

Отдельное структурное подразделение

Это наиболее оптимальный вариант организации кадрового делопроизводства, который легче всего соответствует требованиям трудового законодательства. Однако это связано с значительными издержками, поэтому такую модель часто выбирают только крупные организации с большим количеством персонала.

При такой систематизации кадрового делопроизводства весь процесс управляется структурным подразделением, включающим руководителя отдела кадров и его сотрудников, у каждого свои обязанности, но в основном это урегулирование рабочих коммуникаций и выполнение кадровых процедур.

Кадровый управляющий

Мини-организации не часто организуют отдел, а назначают определённого подчиненного, который отвечает за оформление персонала.

Назначение подчиненному дополнительных обязанностей в формате совмещения

Этот подход особенно подходит для мини-предприятий, которым недоступно даже создание отдельной штатной единицы. Некоторые фирмы предпочитают поручать работу с персоналом — бухгалтеру. При этом важно всегда учитывать требования статьи 60.2 ТК РФ:

• Поручить дополнительные обязанности можно только под роспись, соответственно по закону руководитель не может по собственной прихоти взвалить новые обязанности на специалиста. Так как в на территории нашей страны запрещён «насильственный» труд, это будет расцениваться как нарушение законов.

• Новые обязанности не должны выходить по времени за рамки стандартного (прописанного) трудового дня.

• Естественно это должно оплачиваться (ст. 151 ТК РФ).

• Новые обязанности могут быть регламентированы по совместительству.

• Руководитель оговаривает с подчиненным — период выполнения новых обязанностей, а также ее масштаб и суть.

• Подчиненный имеет полное право отказаться от обязанностей раньше окончания соглашения, так же как и руководитель может раньше времени снять эти обязанности с подчиненного, оповестив друг друга не позже, чем 3 рабочих дня.

Собственно, если вы решили возложить на бухгалтера обязанности делопроизводителя, это необходимо отметить в штатном расписании. Отталкиваясь от ст.60.2 ТК РФ это отдельная вакансия и она должна быть прописана в «штатке».

Как составить письменное соглашение

Когда руководитель вводит новые обязанности, необходимо оформить допсоглашение, в котором будет все прописано.

Период. Исходя из того, что прописано в ст. 60.2 ТК РФ руководитель должен прописать период, в который подчиненный будет эти обязанности исполнять. Однако это может привести к определённым трудностям.

Указать временные границы нужно таким образом — от указанной даты до момента оформления постоянного сотрудника на эту вакансию, либо пока не утратит свою необходимость.

Характер и масштаб выполняемых обязанностей. В допсоглашении мало написать, что в такой-то период сотрудник выполняет новые обязанности. Необходимо детально изложить суть и объем этих обязанностей. Входит л ив них оформление или расторжение контрактов? А может в его обязанности будет входить только ведение трудовых книжек? Необходимо конкретно прописать все, чтобы в будущем не возникло недопонимания.

Финансовая мотивация. В связи с тем, что руководитель не обязан под роспись ознакомлять подчиненного со обновленной «штаткой», необходимо оплату также прописать в допсоглашении.

Разновидности кадровой документации

Не существует общепринятой системы классификации кадровой документации. Возможно определить несколько групп:

Корпоративная документация. Эта документация включает различные нормативные акты, процедуры и организация работы фирмы.

Распорядительная документация. Это приказы и распоряжения.

Справочно-информационная документация. К ним относятся служебные записки и письма.

Вся документация должна быть сформирована в единую номенклатуру. В ней структурировано прописывается вся документация и формирование папок, которые формируются при делопроизводстве. ориентироваться, отслеживать периоды сохранности.

В кадровом делопроизводстве есть несколько обязательных реквизитов, которые присутствуют практически на каждом типе документа:

1. Название компании.

2. Дата и место составления. Указывается двумя способами — числовым или словесно-числовым.

Дата документа определяется его форматом и может быть:

• его утверждение (локальные акты);

• его регистрации (акт, докладная записка, служебная записка);

• его заверения (приказ).При подготовке проекта документа дата не указывается. Она указывается только после наступления определенного события.

3. Номер регистрации документа. Каждый документ требует обязательной регистрации для того, чтобы приобрести правовую значимость. При этом необходимо определить для себя такой метод, который не только будет удобен, но и позволит в случае недопонимания с подчиненным максимально доказать, когда именно произошло та или иная ситуация.

И разработку регистрационной системы документации осуществляет сам руководитель. Основное важное требование — чтобы по регистрационному номеру можно было определить год создания документа и его местонахождение в архиве.

4. Название документа (приказ, распоряжение и т.д.).

5. Описание документа (о чем он).

6. Текст. Информация о том, что содержится в документе, может быть указана в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 05.01.2004 года No 1 «Об утверждении стандартных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплате». В соответствии с ФЗ от 6.12.2011 No 402-ФЗ, частные организации имеют право разрабатывать собственные формы первичной учетной документации, при условии, что эти формы будут утверждены в составе учетной политики для целей бухгалтерского учета. Или можно использовать стандартные формы, предложенные Госкомстатом.

7. Роспись. Этот элемент содержит три составляющих: наименование должности, личная подпись и расшифровка подписи. Основной набор обязательной внутренней документации и Локальных нормативных актов.

Не всякий обязательный внутренний документ можно считать локальным нормативным актом (ЛНА). В статье 8 ТК РФ дается определение локального нормативного акта. Он в первую очередь подлежит утверждению компетентным органом или должностным лицом, которое имеет право на утверждение ЛНА. Кроме того, он приобретает статус ЛНА, когда в нем закладываются нормы трудового законодательства и устанавливаются определенные правила поведения. Например, согласно мнению многих специалистов по кадровому делопроизводству, штатное расписание и график отпусков не всегда подпадают под понятие локального нормативного акта, хотя некоторые письма от Роструда высказывают противоположное мнение.

Штатное расписание

Упоминается в ст. 15 и ст. 57 ТК РФ. В Трудовом кодексе присутствует лишь недостаточное указание на необходимость составления штатного расписания, однако специалисты настоятельно советуют его разработать. Для этого можно выбрать форму, предложенную Госкомстатом, либо утвердить собственную (при этом необходимо учесть приложение к учетной политике).

Штатка может потребоваться в процессе проверок инспекции труда, налоговых органов, прокуратуры и даже военкомата. Поэтому важно уделить особое внимание порядку и правилам его оформления

Должностные инструкции

Если организация указывает должностные обязанности персонала в трудовом соглашении, то он становится основополагающим для неё. Если в трудовом отсутствует перечень задач для подчиненного, организация должна подготовить отдельную документацию — должностную инструкцию. В нем нужно описать, какие функции подчиненный должен выполнять на работе.

Правила внутреннего порядка труда

О требованиях к внутреннему трудовому распорядку (ВТР) упоминается в нескольких статьях ТК статьях 100, 189 и 190.

Поскольку ВТР обязателен как ЛНА, необходимо аккуратно проверить, были ли соответствующие правила утверждены организацией. Документация согласовывается либо путем проставления грифа с фразой «Утверждаю» (заглавными буквами, без кавычек), должности ответственного лица, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, либо через формирование приказа.

ТК устанавливает определенные стандарты для содержания документации. В статье 189 ТК РФ указывается, что правила внутреннего трудового распорядка должны включать следующие положения:

• процедура приема и увольнения подчиненных;

• основные полномочия, обязанности и ответственность сторон трудового соглашения;

• график работы;

• период отдыха;

• используемые в отношении персонала меры по мотивации и наказанию;

• другие аспекты управления рабочими отношениями у руководителя.

Мини-организации могут отказаться от введения ПВТР, однако это возможно лишь при условии включения в трудовые контракты подчиненных аспектов трудового распорядка (ст. 309.2 ТК РФ). Трудовые договоры заключаются в соответствии с установленной образцовой формой, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 No 858.

ЛНА по зарплате

Нормативные требования к системам оплаты труда указаны в статье 135 ТК РФ. Что касается денежной мотивации подчиненных, решение о наличии стимулирующих выплат (надбавок, доплат, премий) полностью зависит от руководителя и оформляется им.

Дополнительные выплаты, также входящие в состав оплаты труда, представляют собой компенсацию за работу в условиях, отличающихся от стандартных. Если подчиненный работает в условиях, отличающихся от обычных, дополнительные оплаты должны быть обязательно предусмотрены в компании.

Даже в случае отсутствия мотивационных дополнительных выплат в компании, всегда должен быть наличие соответствующего ЛНА по зарплате. При этом не обязательно, чтобы это был отдельный независимый документ. Если компания небольшая и не имеет значительных различий в зарплатной системе, можно использовать те же правила ВТР с детализированным разделом по зарплате.

Необходимо уделить внимание требованиям, изложенным в статье 22 ТК РФ. Если ранее в вашей фирме не было локального нормативного акта, и вы только что его утвердили, то данный документ начнет действовать для работника с момента его подписания, которым он подтвердил свое ознакомление с ним. Подчиненный может ознакомиться с ЛНА любым удобным способом — через журнал или листы ознакомления.

Согласно положениям статьи 68 ТК РФ, перед оформлением трудового соглашения руководитель должен предоставить подчиненному возможность ознакомиться с ЛНА и подписать их. Поэтому необходимо четко различать, какая внутренняя документация является ЛНА, а какая нет. Таким образом, если штатка не относится к ЛНА, то его не требуется ознакомлять под роспись.

Положение о защите персональных данных

Зашита ПД персонала рассматривается в главе 14 ТК РФ. Также следует обратить внимание на ФЗ от 27.07.2006 No 152-ФЗ, который регулирует вопросы обработки ПД.

В ТК РФ в ст 86 указано требование о наличии документации, которую подчиненные должны изучить под роспись. Этот ЛНА можно назвать любым образом: Положение по защите ПД, Положение о ПД и т.д. Основные аспекты, которые в нем следует отразить: какие ПД обрабатываются, методы обработки ПД, меры защиты ПД, а также права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в обработке ПД. С данной документацией подчиненные должны быть ознакомлены под подпись. Его присутствие в фирме необходимо.

Журнал учета трудовых книжек

В соответствии с приказом Минтруда РФ от 19.05.2021 года No 320н, компания обязана осуществлять регистрацию бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, а также вести учет самих трудовых книжек и их вкладышей.

При этом не существует официально утвержденной формы для данного журнала. В связи с чем руководитель или делопроизводитель может оформить его сам. Такой журнал обязан быть пронумерован, прошнурован, заверен подписью руководителя компании или индивидуального предпринимателя и печатью организации (если она используется).

Журнал необходимо пронумеровать, прошнуровать, подписать руководителем организации или индивидуальным предпринимателем и заверить печатью компании (если таковая имеется).

Заявление подчиненного о выборе банка

Согласно третьей части статьи 136 ТК РФ, работник имеет возможность выбрать любой банк для приема оплаты труда. Для этого требуется предоставить руководителю заявление, в котором указано наименование банка, в который необходимо делать перевод выплат. Роструд отмечает важность для руководителей принятия мер по обеспечению этого права подчиненным. Факт подачи заявления о выборе банка утверждает данное обстоятельство.

Документация по СОУТ

В соответствии со статьей 214 ТК РФ руководитель должен гарантировать безопасные условия и охрану труда. Если организация действует более одного года и имеет должности, на которых подчиненные трудятся по трудовым договорам, она обязана провести систематический анализ условий труда (СОУТ). Это правило не касается персонала, работающих на фрилансе, а также тех, кто трудоустроен у частных лиц-работодателей, не являющихся индивидуальными предпринимателями.

Карты СОУТ являются продуктом специальной оценки условий труда. С ними подчиненный ознакомляется, подтверждая это своей росписью.

График отпусков

Согласно статье 123 ТК РФ, должно быть утверждено не позднее чем за пару недель до начала нового календарного года.

Табель учета рабочего времени

В соответствии с положениями статьи 91 ТК РФ, руководитель обязан фиксировать время, которое каждый подчиненный проводит на рабочем месте. Для этого можно применять стандартизированную форму No Т-12 (утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 No 1). При этом её использование не является обязательным.

Табель требуется для:

• для регистрации времени, фактически отработанного или пропущенного каждым сотрудником;

• мониторинг соблюдения персоналом установленного режима рабочего времени;

• сбор информации о фактически отработанном времени;

• выполнение расчетов зарплаты;

• подготовка статистической отчетности по трудовым данным.

Без использования табеля руководитель не сможет подтвердить, что он корректно учитывает рабочее время. Его требуется вести для всего персонала, независимо от установленных в организации режимов работы.

Руководство и нормы по охране труда

До 1 марта 2028 года продолжает действовать Приказ Минтруда РФ от 29.10.2021 No 772н, регулирующий процесс разработки и содержание инструкций и правил по охране труда.

Новые регуляции позволяют разработать правила охраны труда в виде стандартов организации или других местных нормативных актов (ЛНА).

Требования, обязательные для включения в трудовой контракт

При составлении трудового контракта следует учитывать две статьи ТК РФ – ст. 57 и ст. 9. В нем непременно должны быть указаны гарантии, предоставляемые персоналу согласно условиям труда.

Убедитесь, правильно ли вы оформили трудовое соглашение и включили ли в него все обязательные условия.