Как оформить трудовой договор с сотрудником на удаленке
Для регулирования трудовых норм взаимодействия с сотрудниками на удаленке отведена специальная глава ТК РФ (49.1 ТК РФ). Однако, для наиболее легкого и комфортного контроля над деятельностью дистанционного работника Законодательство предусматривает ряд дополнительных положений для работодателей. В данной статье расскажем, как правильно заключить трудовой договор с сотрудником на удаленке.
Предмет и место работы сотрудника на удаленке
Специалисту по кадрам при трудоустройстве дистанционного сотрудника важно учитывать ряд особенностей:
— В графе «предмет договора» важно прописать, что осуществление рабочей деятельности данного сотрудника происходит за пределами офиса (стандартного места работы). Для коммуникации с работодателем, работник использует интернет и прочие виды удаленного взаимодействия.
— В графе «дата приема» прописывается реальная дата трудоустройства сотрудника.
— В графе «место работы» необходимо указать адрес работника. Это имеет особое значение для жителей крайнего Севера, поскольку позволит им получать соответствующие надбавки.
Права и обязанности сторон
Большая част пунктов из раздела прав и обязанностей дистанционного работника аналогична пунктам в договоре обычного работника. Однако, имеет смысл включить в него некоторые дополнения:
— пропишите правила использования определенных программ и оборудования;
— пропишите правила использования средств защиты информации;
— при необходимости назначьте время и способ выхода сотрудника на связь с начальством;
— пропишите сроки и способы предоставления отчетов;
— установите формат и сроки обратной связи;
— пропишите условия компенсации специфических расходов, например за интернет, пользование онлайн-сервисами, оплату коворкинга и тд.
— установите определенное количество рабочих часов в неделю и выходные дни.
Важно своевременно познакомить нового сотрудника с нормами охраны труда в компании. С дистанционными сотрудниками стоит обратить отдельное внимание на абзацы 17, 20 и 21 ст. 212 ТК РФ. Эти пункты напрямую касаются деятельности дистанционных работников.
Тщательная проработка пунктов трудового договора с дистанционным работников позволит вам иметь сильную опору в случае возникновении спорных ситуаций, а также поможет грамотно регулировать деятельность работника на удаленке.
Компенсация дистанционным работникам
В соответствии со ст. 312.6 ТК РФ работодатель должен выплачивать сотруднику на удаленке компенсацию за использование оборудования и онлайн-программ. Порядок, сумма и сроки компенсации подробно излагаются в трудовом договоре, коллективном договоре или дополнительном соглашении к ним.
Стоит отметить, что компенсация расходов на пользование оборудованием, а также на связь, интернет и иные траты должна быть экономически обоснована с помощью предъявления всей необходимой документации.
В соответствии с действующими нормами, компенсации для работников, выполняющих свои обязанности дистанционно, рассматриваются как часть прочих затрат при налогообложении прибыли. Работодатель имеет право выбрать один из двух вариантов:
— выплатить сумму, не превышающую 35 рублей за день работы на удаленке;
— возместить фактически понесенные работником расходы, подтвержденные документами.
Выбранный вариант нужно зафиксировать в локальных нормативно-правовых актов или в трудовом договоре.
В отсутствии таких положений компенсация разрешена только при наличии подтвержденных документов о расходах.
С 1 января 2024 года вступают в силу обновленные правила, касающиеся налогообложения НДФЛ. Компенсации, установленные коллективным договором, ЛНА или трудовым договором, не подлежат налогообложению. В этом контексте возможны выплаты либо до 35 рублей за день удаленной работы, либо возмещение фактических расходов, которые были подтверждены документально. Также с начала 2024 года вводится условие, при котором компенсации до 35 рублей за день или подтвержденные фактические расходы работников, работающих дистанционно, не облагаются страховыми взносами.
Как правильно оформить документацию
Деятельность работника на удаленном режиме выстраивается по принципам ТК РФ. Чтобы трудоустроиться на новое место работы, на почту сотруднику направляется бланк трудового договора, который он должен подписать с помощью КЭП и прислать работодателю. Он, в свою очередь, должен прислать бумажный оригинал договора по почте в течении трех дней. Для того чтобы трудоустроить дистанционного работника потребуется следующий комплект документов в формате pdf подписью и печатью при необходимости:
— удостоверение личности;
— трудовая книжка при наличии;
— ИНН;
— военный билет при наличии;
— документы, подтверждающие образование или профессиональную подготовку кандидата.
Также работодатель может потребовать заключения договора в формате личной встречи или потребовать выслать нотариально-заверенные копии документации.
Кроме того, любой новый сотрудник, в том числе дистанционный должен быть ознакомлен с внутренней документацией: должностной инструкцией, различные локальные положения. Факт ознакомления подтверждается с помощью электронной подписью сотрудника. Компания также предоставляет работнику для ознакомления следующие бумаги в соответствующий для этого период:
— доп. Соглашение к основному договору;
— оповещение о начале отпуска;
— оповещение о внесении изменений в трудовой договор;
— различные приказы, распоряжения и другая документация.
Определение порядка сотрудничества с удаленным сотрудником
Порядок сотрудничества с сотрудником, работающим в дистанционном формате, может быть прописан в трудовом договоре, в коллективном договоре или дополнительном соглашении. Закрепить данный регламент необходимо в соответствии с требованиями Минтруда и ТК РФ. Важно отметить, что в нем отражается также возможность обмена электронной документацией между работодателем и сотрудником.
Резюмируя, стоит отметить, что при правильном оформлении всей документации сотрудничество с сотрудником на удаленке может быть очень эффективным для компании, а также позволит сэкономить значительное количество средств.
РекрутингЧтобы оставить комментарий, нужно авторизоваться
