Управление процессом организации рабочего времени в условиях гибридного графика работы
За время пандемии, большая часть компаний перевела своих сотрудников на дистанционный формат работы. Несколько позже, как следствие, получил свое распространение гибридный формат работы. Он подразумевает такой график, при котором большая часть работы выполняется удаленно, но иногда сотрудник приходят в офис для проведения совещаний, встреч, экзаменов в очном формате. В итоге могут возникнуть ситуации, что количество работников, пришедших в офис, превысит число свободных мест в офисе. Как быть в таком случае? Как избежать переплат за площадь?
Есть два основных варианта организации гибридного графика работы:
— свободный гибридный график. При нем сотрудники по собственному желанию выбирают, когда им приходить в офис, а когда работать на удаленке.
— фиксированный гибридный график. В таком случае за каждым сотрудником закрепляются определенные дни работы в офисе.
Все зависит от ситуации. Иногда график формируется руководством каждую неделю. А также бывает так называемый сезонный график. В этом случае всех сотрудников вызывают в офис на несколько дней, после чего разрешают полностью перейти на работу в дистанционном формате.
Наиболее оптимальным вариантом является применению такого режима как «честный гибрид». Данная концепция подразумевает полное доверие между работодателем и сотрудниками. Если специалист знает, что завтра ему предстоят серьезные переговоры или встречи, он приходит в офис. А если, наоборот, никаких глобальных задач на завтрашний день не запланировано, он принимает решение работать дистанционно. Ряд задач действительно лучше выполнять в спокойной, домашней атмосфере, без лишнего шума и суеты. При таком подходе, работодатель по минимуму вмешивается в дела сотрудников, то есть график остается свободным.
В современном мире отсутствует четкое разграничение между личной жизнью и работой. Так, сейчас многим гораздо удобнее работать вечером, ночью или в выходные, чем при графике 5/2, а днем спокойно делать свои собственные дела. Этот факт делает гибридный график работы еще более привлекательным.
В чем плюсы работы по гибридному графику для организации
— желание кандидатов попасть на работу именно к вам
В современных реалиях остается все меньше людей, которых устраивает приходить в офис пять дней в неделю. А отдыхать, в субботу и воскресенье, когда все парки и кафе переполнены народом. Куда лучше работать по собственному графику, учитывая индивидуальные биоритмы. К тому же, если вы предлагаете своим сотрудникам гибридный формат работы, вы получаете явное преимущество среди конкурирующих компаний.
— меньше затрат на аренду и обслуживание офиса
По проведенным расчетам на 100 работников компании при гибридном графике необходимо примерно 60 рабочих мест. Разумеется, это не точный показатель. Все зависит от вида деятельности и используемых методах ведения бизнес-процессов. Однако, затраты в любом случае значительно снижаются. Причем речь идет не только об аренде самого офиса, но и о покупке канцелярии, обслуживании и оснащении офисов, о расходах на питание и прочих дополнительных затрат.
— возможность нанять больше сотрудников, не увеличивая площадей
То есть, при гибридном графике компания может нанять большее количество людей на ту же площадь, чем при стандартном 5/2.
— автоматизация и оптимизация рабочего пространства
Работодатель может самостоятельно проводить мониторинг посещаемости офиса и следить за процессом рабочей деятельности. Можно проверять, когда работники приступают к исполнению обязанностей, когда они приходят в офис и покидают рабочее место. С помощью проведения анализа тепловой карты офиса можно наиболее эффективно использовать пространство. Например, если в вашем офисе наиболее часто используется большая переговорная, а маленькие остаются пустыми, можно объединить их, сделав еще одну большую. Это позволит использовать имеющееся пространство наиболее оптимально. Также, если в вашем офисе есть угол с глухим освещением, который никак не используется, туда можно поставить диванчик или пару кресел. Так будет организована релакс зона для сотрудников, где они смогут передохнуть от напряженного рабочего дня.
Также отличным решением будет использование системы бронирования переговорных и залов. Это позволит проанализировать, какие помещения наиболее часто используются, а какие и вовсе не нужны. В случае переезда, сделанные выводы позволят вам заранее четко определить какое помещение вам нужно, сколько в нем должно быть залов, сколько переговорных.
Трудности, связанные с гибридным графиком
— Ошибки в процессе организации рабочего процесса
Это одна из наиболее распространенных проблем. Работодатели, практикующие гибридный график часто сталкиваются с ситуацией, когда в один день в офис приходит больше сотрудников, чем в нем имеется рабочих мест. Кому-то просто не достается места. Данная ситуация возникает в случае не отлаженной системы организации рабочего процесса. Решается она достаточно легко- с помощью внедрения системы бронирования.
— Взаимодействие с коллегами
При ведении совместных проектов или просто в случае необходимость обсудить что-то с коллегой зачастую возникает вопрос, как он сегодня работает? В офисе или удаленно? Если в офисе, то где именно? С помощью системы бронирования вы также получите возможность просматривать расписания коллег, точно знать, когда нужный вам сотрудник будет в офисе, и где конкретно. Кроме того, можно подписаться на получение уведомлений о появлении определенного работника в офисе.
-Недостаточное количество переговорных
Возможность бронировать переговорные очень востребована среди компаний с гибридным графиком. К тому же, впоследствии, используя систему бронирования, можно будет собрать статистику посещаемости и сделать выводы о необходимости расширения офиса.
— Сложности с определением даты и формата встречи между коллегами
Эта проблема также решается с помощью системы бронирования. Она позволяет создавать онлайн- встречи за пару кликов. Причем не имеет значения, кто именно из сотрудников приглашен на встречу, отправить приглашение можно любому члену компании.
Преимущества «умного офиса»
Работа по гибридному графику представляет некий компромисс между сотрудниками, желающими работать из дома в дистанционном формате и работодателями, которые хотят видеть своих работников в офисе.
В современном мире большие усилия предпринимаются для удержания имеющихся, опытных специалистов, чем для привлечения новых. В этом аспекте руководителям компаний важно создать комфортный офис для своих сотрудников, чтобы у них было желание туда приходить.
Так, одним из основных элементов современный концепции умного офиса является система бронирований. Она позволяет не только закреплять необходимые залы для переговоров за определенными сотрудниками и отражать это в расписании, но и управлять заявками на клининг, заказ канцелярских принадлежностей, заказ воды и кофе в переговорные. Это освобождает от необходимости найма офис менеджеров.
Кроме того, Умный офис представляет собой современную систему, включающую в себя различные сервисы, которые позволяют управлять составляющими офиса с помощью специального приложения. Например, технология умного дома позволяют управлять кондиционером, включать свет или раздвигать шторы одним нажатием кнопки.
Также широкое распространение в концепции умного офис получает организация системы хранения. Ведь если сотрудник частично работает на удаленке, для него не предусмотрено постоянного рабочего места. А это значит, что личные вещи нужно где-то хранить. С этим помогут умные замки и ячейки для хранения. Предусмотрена возможность предварительного бронирования ячеек.
Система безопасности также претерпевает изменения. Пропуска активно заменяются Face- ID и RFID метками.
Управление ресурсами компании это верный шаг на пути к плодотворному сотрудничеству
Сотрудников внутри коллектива, формированию доверительных отношений между работодателем и кадрами, а также к эффективному построению бизнес-процессов. Таким образом, внедрение системы бронирования при гибридном графике один из первых шагов в данном направлении.
Для кого подойдет система бронирования
Такие продукты одинаково удобны как для крупных, так и для маленьких организаций, но у последних экономия на ресурсах не столь очевидна.
Существуют тонкости при внедрении. Например, при небольшом количестве сотрудников, управляющим будет гораздо проще объяснить, как пользоваться новой системой, рассказать о тонкостях и особенностях работы. Однако есть вероятность, что системе потребуется больше времени на укоренение: будет больше консервативно настроенных сотрудников, которые будут стремиться использовать привычные методы.
В то же время в большой организации (со штатом более 100 человек) внедрение культуры бронирования может стать вызовом, если в офисе достаточно рабочих мест и переговорных, и сотрудники не испытывают дефицита мест. Однако, как только возникает проблема с организацией пространства, сотрудники начинают активно использовать систему бронирования и заметно сокращаются расходы на обслуживание офиса.
Особый интерес к системам бронирования проявляют технологические компании: IT-фирмы, банки, страховые и т.п.
Насколько сложно начать пользоваться системой бронирования
Внедрение системы бронирования достаточно простой процесс. В среднем это занимает от нескольких дней до двух недель. Создатели системы создали ряд компонентов, облегчающих процесс внедрения. Перечислим их:
— Простая интеграция в используемые компанией корпоративные системы и календари.
— В стоимость уже входит обслуживание системы, а также техподдержка экспертов.
— Есть несколько вариантов бронирования переговорных. Это можно сделать как в мобильном приложении, так и с компьютера.
Как правило, большая часть систем бронирования имеет понятный, адаптивный интерфейс, понимание которого не вызывает сложностей у большинства сотрудников. А значит не потребуется никакого дополнительного обучения, чтобы приступить к использованию системы.
РекрутингЧтобы оставить комментарий, нужно авторизоваться
