Внутренняя документация для небольшого предприятия

Актуальные признаки для определения микропредприятий

В качестве микропредприятия может выступать любая форма бизнеса, будь то индивидуальный предприниматель или компания. Все данные о функционирующих на данный момент микропредприятиях содержатся в специальном реестре для малого и среднего предпринимательства. Для того чтобы заявить, что определенная компания или ИП является микропредприятием, необходимо обеспечить соблюдение некоторых критериев:

— Общее число штатных сотрудников за предыдущий год не должно превышать 15 человек.

— Сумма максимального дохода за расчётный период также не должна превышать предельного значения в размере 120 млн рублей.

— Общая доля участия в уставном капитале предприятия субъектов Российской Федерации, в лице различных муниципальных образований, организаций, также благотворительных фондов не должна превышать одной четвёртой части.

— Большая часть уставного капитала должна принадлежать гражданам Российской Федерации.

Принципы ведения внутренней документации на микропредприятии

Как и в любой другой организации, управление внутренней документацией на микропредприятии предполагает чёткость, последовательность и структурированность. Ключом к успеху в ведении кадровой документации является своевременное, последовательное и корректное оформление документации. Наиболее важно внимательно следить за соблюдением правил приема на работу новых сотрудников, а также увольнения.

Принятый в 2017-м году Федеральный Закон значительно упростил процесс ведения кадрового документооборота в рамках функционирования предприятия небольшого размера.

В соответствии с принятым законом, каждый владелец микропредприятия может по своему усмотрению отказаться от исполнения ряда локальных нормативных актов, которые подразумевают требования трудового Законодательства нашей страны. Речь идет о:

— Правилах внутреннего распорядка,

— Положениях об оплате труда,

— Штатном расписании,

— Положении о введении премиального вознаграждения и прочее.

Список требований, от которых владельцы микропредприятий могут отказаться по своему усмотрению является общедоступным. Однако, стоит отметить, что при заключении трудового договора с новым сотрудником, представители микропредприятия обязуются внести в него все пункты, которые прописаны в локальных нормативно-правовых актах. С целью наиболее оптимального ведения документооборота и формирования комфортных условий работы для сотрудников малого предприятия, в правительстве была принята единая форма трудового договора. Кроме того, были подробно прописаны все правила и нюансы оформление и предоставления типовой формы.

Единая форма трудового договора

На небольших предприятиях, как правило, используется одинаковая для всех работников форма трудового договора. Она гарантирует каждому из сотрудников равные условия труда. Типовая форма утверждается внутренними нормативными актами предприятия.

Существует рекомендуемая форма для трудового договора микропредприятий, которая учитывает максимально возможные условия и требования для всех работников. А именно:

— Перечисляет все имеющиеся права и обязательства как у работника, так и работодателя.

— Регламентирует основы правила оплаты труда.

— Осуществляет нормирование рабочего графика, то есть контролирует режим рабочего времени и отдыха.

— Устанавливает положение об охране труда.

— Обеспечивает имеющиеся на предприятия страховые гарантии и иные виды выплат для сотрудников.

— Вносит корректировки и изменения в условия трудового договора.

В соответствии с положением Министерства Труда каждый работодатель на микропредприятии имеет право не применять всю типовую форму целиком, а может установить в своей организации лишь те пункты, содержащиеся там, которые подходят лично ему.

Кроме того, предусмотрены отдельные пункты, используемые для типовой формы трудового договора. В них прописаны особые условия для особых категорий работников. В зависимости от вида вашего предприятия, также существует возможность исключения, некоторых пунктов из данного списка.

Стандартно новому сотруднику предоставляется трудовой договор, имеющий утверждённый на предприятии тип. После того как он с ним ознакомиться, работодатель приступает к обнародованию приказа о приеме данного человека на работу. Этот приказ должен также быть своевременно предоставлен работнику для ознакомления и проставления подписей.

Важно отметить, что с конца ноября 2021 г. необходимость в издании приказа о приеме нового сотрудника на работу была у упразднена. Теперь это делается по личной инициативе работодателя. По закону достаточно подтвердить прием человека на работу оформлением с ним трудового договора.

Однако если все же было принято решение об издании данного приказа, нужно внимательно следить за тем, чтобы все пункты трудового договора были согласованы и не противоречили положениям изданного приказа.

В процессе трудоустройства на небольшое предприятие, как и на любое другое, новый сотрудник обязан предоставить работодателю свои персональные данные, необходимые для обеспечения норм трудового и налогового Законодательства.

Важно отметить, что при получении персональных данных сотрудника, необходимо заручиться его согласием на предоставление этих сведений. Это связано с тем, что процесс предоставления личной информации с каждым годом становится все более регламентированным и жёстким.

Процесс внедрения упрощенного кадрового учёта

Использование кадрового учёта в наиболее простой форме также является привилегией микропредприятия, которой можно воспользоваться по своему усмотрению. Перед тем, как определиться с выбором учёта: упрощенный или стандартный, следует грамотно оценить перспективы дальнейшего развития вашего бизнеса. Если в ближайшем будущем вы не планируете расширять свое предприятие, а именно нанимать дополнительных работников или увеличивать оборот с целью получения наибольшей прибыли, вам однозначно подойдёт упрощенной кадровый учёт.

При выборе данного режима, работодатель должен выпустить соответствующий указ, который будет являться основанием для отказа от ряда локальных нормативно-правовых актов.

В противном случае, если очевидны перспективы развития и расширения вашего бизнеса в скором времени, то мы, однозначно, рекомендуем сразу воспользоваться стандартными правилами учёта, чтобы в последствии не тратить силы и время на смену режимов. Иначе, после превышения предельного значения сотрудников или суммы прибыли, появится большое количество различных сложностей.

Прекращение возможности пользоваться упрощенным учётом

В случае если микропредприятие превышает лимиты по количеству доходов или нанимает более 15 сотрудников, эти сведения оперативно появляются в реестре СМП. После чего в соответствии с Законодательством у предприятия есть очень короткие сроки, на то, чтобы скорректировать ведение всей деятельности в соответствии со стандартными правилами ведения бизнеса. После того как обновлённая информация появится в реестре, у владельца предприятия есть всего четыре месяца на издание новых локальных актов, переформирование бизнеса, смену учёта и введение прочих изменений для соответствия стандартному способу управления предприятием.

Трудовая книга для микропредприятий

При наличии официально трудоустроенных работников на малом предприятии, все трудовые книжки должны создаваться и храниться в соответствии общими правилами Трудового Законодательства.

Сначала 2021 г. все трудовые книги на предприятии организации любого вида хранятся в электронном виде, до этой даты была возможность выбора ввести трудовую книгу в бумажном виде или в электронном варианте.

Особенности хранения кадровой документации

Вопрос с хранением документации наиболее часто вызывает сложности у владельцев микропредприятия, поскольку многие из них вообще не знаю какую документацию и сколько по времени необходимо хранить, а другие не знают, как правильно наладить процесс хранения.

Важно понимать, что в случае неправильного хранения могут быть наложены штрафные санкции, в качестве штрафа в размере от 1000 до 10 000 рублей.

Кроме того, хранение документации необходимо для возможности обеспечения защиты владельцу бизнеса в случае возникновения споров или конфликтных ситуаций с работниками, поскольку при наличии необходимой документации он сможет доказать свою правоту в суде.

Сколько нужно хранить кадровые документацию

Срок хранения документа зависит от содержащиеся в нём информации. Некоторые документы необходимо держать в архиве всего лишь год, в то время как другие нужно хранить целых 75 лет.

Подробные сроки хранения для каждого типа документации изложены в приказ Росархива под номером 236, например, заявление сотрудников о предоставлении каких-либо рабочих сведений нужно хранить в течение года, заявление на обработку персональных данных три года.

Документация, закончившаяся возбуждением делопроизводства, хранится 75 лет, подобная документация завершившая сама по себе, без начала делопроизводства хранится 50 лет.

Наиболее длительный срок хранения предусмотрен для документации по личному составу, поскольку она демонстрирует взаимоотношения работника с сотрудниками. К такой документации относятся:

— Документация о распоряжениях.

— Дела сотрудников.

— Форма Т-2.

— Согласия на обработку персональных данных.

— Трудовые договора.

— Лицевые счета по зарплатным счётам.

— Книги учёта и увольнение работников.

Как правило, специалисты по кадрам, занимающиеся хранением документации, сортируют её в зависимости от типа и даты производства. Это очень удобно. Мы рекомендуем владельцам микропредприятий, в штате которых отсутствуют кадровики, воспользоваться тем же принципом.

Какую кадровый документацию необходимо ввести маленькому предприятию

Очень часто владельцы микропредприятий считают, что если у них есть типовой договор, то у них нет необходимости заниматься ведением других документов. Это не так. На самом деле, типовая форма является единственной привилегией для владельца микропредприятий по сравнению с стандартным ведением бизнеса.

Ведение кадровой документации в остальном ничем не отличается от стандартных правил. Кроме того, в зависимости от особенности функционирования предприятия часто выявляется необходимость в наличии дополнительной документации, например, в случае работы во вредных условиях труда.

Также стоит отметить, что типовая форма содержит достаточно размытые должностные инструкции, поэтому мы рекомендуем составить для каждого сотрудника собственные, в особенности для тех, кто занимает высокие посты и выполняет множество разноплановых задач. Итак, подводя итог, владельцам кадрового микропредприятия необходимо иметь следующие виды документов:

— журнал регистрации приказа расписание,

— график предоставления отпусков,

— положение о хранении и применении персональных данных сотрудников,

— инструкции по охране труда.