Как подобрать подходящую систему КЭДО
Ведение кадрового документооборота в электронном формате очень удобно и эффективно в сравнении со стандартным способом обмена бумажной документацией внутри компании. В данной статье расскажем, на что нужно опираться при выборе платформы для КЭДО, и как выбрать наиболее удачного поставщика под задачи своего бизнеса.
Что учесть при выборе КЭДО?
Мы выделили несколько критериев, которые стоит оценивать в процессе выбора КЭДО:
1. рейтинг разработчика
Перед тем как выбрать поставщика КЭДО проанализируйте опыт и рейтинг платформы, ознакомьтесь с отзывами других пользователей, дайте оценку эффективности, проверьте какое место занимает данная платформа в рейтингах интеграторов КЭДО.
Также получите информацию о том, является ли выбранная вами платформа системообразующей компанией. Это позволит избежать рисков, связанных с банкротством компании. Ведь такие организации пользуются государственной поддержкой.
Если все же решите воспользоваться услугами компании-новичка, грамотно оцените все риски.
2. опыт компании в сфере КЭДО
При выборе компании, стоит также обратить внимание на то, как долго данный разработчик присутствует на рынке ЭДО, какой у него опыт хранения кадровой документации, ведь она должна хранится на протяжении 10 лет.
Также рекомендуем удостовериться, что выбранная компания использует в своей работе надежные, проверенные и актуальные технологии.
Если у поставщика имеется богатый опыт работы с внутренней документацией, подключение к новому сервису не должно вызывать опасений. Ведь процесс разработки продуктов для бизнеса у него хорошо отлажен.
3. надежность хранения информации
Одним из важных аспектов при выборе поставщика КЭДО является то, как, он обеспечивает сохранность данных клиентов. Для этого рекомендуем обратить внимание на следующие факторы:
— Действие в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Проверьте наличие данного поставщика в реестре операторов персональных данных.
— Где осуществляется хранение документации. Важно отметить, что наиболее надежно хранить файлы на нескольких серверах.
— Имеется на платформе данного поставщика авторизация через социальные сети. Если кто-то попытается взломать ваш аккаунт в социальной сети, он сможет получить доступ к документации.
— Наличие сертификатов и лицензий, прохождение проверок. Некоторые операторы имеют сертификаты и лицензии, например от Федеральной службыпо техническому и экспортному контролю (ФСТЭК). Это будет являться несомненным плюсом.
4. Функционал площадки
Учитывая особенности документооборота в вашей фирме, определите, какие документы и процессы следует перевести в электронный формат. На этом этапе важно привлечь специалистов по кадрам, поскольку они обладают наилучшим пониманием функций, которые помогут упростить их работу и ускорить процесс документооборота.
При выборе системы для электронного документооборота в кадровом учете обратите внимание на следующие аспекты:
— Генерация документов. Какие виды документации позволяет создавать данная система.
— Подписка и рассылка: возможность массовой отправки, отслеживания статусов и формирования протоколов подписания.
— Согласовательные маршруты: количество согласующих и подписантов, изменения в процессе и история документа.
— Хранение документов: способы загрузки через 1С, веб-интерфейс и API, а также условия хранения и количество документов.
— Техническая поддержка: внедрение системы, активация услуг, консультации и обучение для сотрудников.
— Интеграция с системами, такими как SAP и 1С, что облегчит работу с сервисами.
— Проверка действительности электронной подписи и указание временной метки при подписании.
— Уведомления о новых документах на подпись через электронную почту, мессенджеры или SMS.
5. Простота использования
Наиболее оптимальный вариант выбрать по максимуму адаптированный сервис. Мы не рекомендуем отдавать предпочтение системам со множеством сложных настроек, это может сильно осложнить выполнение функций сотрудниками или потребовать дополнительного времени и затрат на их обучение.
6. Бесперебойная работа сервиса
Сервис должен обеспечивать обработку большого количества документации. Так Контур.КЭДО работает с более 100 тысяч файлов каждый месяц. Даже при возможном возникновении трудностей компания должна обеспечивать бесперебойную работу. Это особенно важно для крупных клиентов. Также не лишним будет уточнить, был ли в опыте работы компании хакерские атаки, как они справлялись с проблемой, как быстро удалось восстановить работу площадки.
7. Предоставление пробного периода
Огромным преимуществом обладают компании, предлагающие пользователям бесплатный тест-драйв. Это позволяет на практике оценить все преимущества и недостатки сервиса и понять подходит ли данная платформа для решения бизнес-задач вашей компании. В ходе пробного периода можно понять следующее:
— какие возможности сервиса вам действительно нужны,
— каким образом оператор обеспечивает работу сервиса,
— формат и качество работы службы поддержки,
— как осуществляется интеграция сервиса.
8. Стоимость услуг сервиса
Поскольку сервис КЭДО это долгосрочное вложение его стоимость не грает особой роли. Ведь реализация бумажного документооборота в любом случае обошлась бы дороже. В связи с этим мы не рекомендуем отталкиваться именно от цены на КЭДО, лучше обращать внимание на качество и оценивать перечисленные выше критерии.
Таким образом, можно отметить, что, выбирая оператора КЭДО в первую очередь нужно отталкиваться от потребностей вашей компании. Важно обращать внимание не на количество предлагаемых функций, а на то, как они согласуются с вашими задачами. Мы рекомендуем выбирать опытных разработчиков с простым интерфейсом программы.
СервисыЧтобы оставить комментарий, нужно авторизоваться
