

В чем разница между УПД и счетом-фактурой
В связи с наделением некоторых упрощенцев обязанностью уплаты и сдачи декларации по НДС с нового года, перед налогоплательщиками встает целый ряд новых вызов и задач. В том числе необходимо четко понимать в каких случаях нужно использовать универсальные передаточные акты, а в каких счета-фактуры и как их правильно оформлять и в чем между ними разница. В этой статья дадим ответы на данные вопросы, расскажем об особенностях двух видов бухгалтерских документов и в чем основные различия между ними.
Определение и случаи использования счета-фактуры
Счет-фактура представляет собой бухгалтерский документ, служащий подтверждением отгрузки товара или факта оказания услуги продавцом. Счет-фактура необходим для принятия заказчиком НДС к вычету. Он служит в качестве основания.
У кого есть обязательства по формированию счетов-фактур
В соответствии с налоговым законодательством нашей страны счета-фактуры обязаны составлять следующие субъекты:
— Плательщики налога на добавленную стоимость, за исключением освобожденных от НДС пользователей ЕСХН и УСН.
— Налоговые агенты по НДС. К ним же относятся все категории, освобожденные от уплаты данного вида налога. Налоговые агенты по НДС обязаны формировать счета-фактуры в двух случаях, независимо от того, какую систему налогообложения использует вторая сторона:
Первый случай. При получении авансовых платежей от заказчиков и на реализацию продукции от своего имени принципала, уплачивающего данный вид налога.
Второй случай. При приобретении товаров и услуг от собственного имени для принципала, который уплачивает НДС, у продавца, который сформировал счет-фактуру с налогом.
Когда нужно выставлять счета-фактуры
Счет-фактура необходим прежде всего для принятия НДС к вычету. Соответственно его необходимо формировать для каждой операции, предполагающей уплату НДС. Документ обычно формируется в двух экземплярах.
Документ необходимо составить не позднее пяти дней с момента совершения сделки, облагаемой налогом. Дата реализации для выставления счета определяется по-разному:
— для транспортируемой продукции дата реализации совпадает с числом, когда был сформирован первый первичный, бухгалтерский документ.
— для нетранспортируемой продукции датой реализации считается число, когда был произведен переход права собственности от одного хозяина к другому.
— И, если речь идет о реализации недвижимости, то датой реализации считается, дата подписания акта приема-передачи.
Важно отметить, что не следует выставлять счет-фактуру до даты реализации товара. Это может повлечь за собой отказ в вычете от налоговой. А вот, если наоборот, сделать это чуть позже, все пройдет хорошо.
Кому не нужно формировать счета-фактуры
Так как обязанность в выставлении счетов-фактур есть только у плательщиков НПД, остальные категории налогоплательщиков (самозанятые, ИП на УСН или ЕСХН) не должны формировать данный документ.
Также можно скором предусмотрено несколько исключительных ситуаций, в которых плательщики НДС могут обойтись без счетов-фактур:
— В случае реализации продукции или услуг, по которым не нужно уплачивать НДС.
— Продажа продукции за границей;
— Продажа за наличные средства;
— Реализация товара покупателю, который не должен уплачивать НДС.
Какими бывают счета-фактуры
Есть возможность формирования документа как в стандартном бумажном варианте, так и онлайн.
Заполнять счет-фактуру в бумажном варианте следует в соответствии с установленным Постановлением правилами. Запрещается убирать ненужные строки и главы, а добавлять новые можно.
Электронный счет-фактура формируется в порядке, установленном между сторонами, если речь идет о товарах, которые не нужно отслеживать.
В зависимости от вида счета-фактуры есть обязательный перечень реквизитов для заполнения. Для счета-фактуры на реализацию придется заполнить 19 реквизитов, а на аванс всего 7.
По сколько счета-фактуры не является первичными документами ни в одном из учетов, их необходимо отражать только лишь в следующих регистрах по НДС:
— книга продаж;
— книга покупок;
— журнал учета.
За неверное выставление, допущение ошибок или несвоевременное формирование счетов-фактур поставщик может получить штраф. Его размер зависит от периода отсутствия документа или серьезности нарушений. Кроме того, у заказчика не получится принять НДС к вычету, если в счете-фактуре имеются ошибки.
Определение УПД
Универсальный передаточный акт или кратко УПД заменяет собой сразу несколько документов: первичные документы, или и первичные документы и счет-фактуру. Применение УПД значительно упрощает документооборот компаний. В большинстве случае гораздо удобнее использовать один документ вместо нескольких. У УПД есть определенный формат, который утвержден налоговой, а также форма, которая является свободной и может быть утверждена самостоятельно руководством каждой компании. Важно, чтобы в нем была вся необходимая информация и реквизиты. К обязательно информации относится статус УПД. Существует 2 статуса УПД:
— Статус 2. УПД с данным статусом заменяет собой только первичную документацию. Стоит отметить, что, если речь идет о прослеживаемых товарах, не обязательно заполнять все поля. Информация вносится лишь при необходимости.
— Статус 1. Подразумевает замену не только первичной документации, но и счета-фактуры. Данная УПД фиксируется в книге продаж и покупок для пользователей на основном режиме налогообложения.
Для пользователей льготных режимов налогообложения при поставке прослеживаемого товара формировать УПД обязательно в электронном формате. В других случаях использование УПД не обязательно. Если же товар не является прослеживаемым, УПД можно отправлять как в онлайн-формате, так и на бумажном носителе.
Кто и в каких формах применяет УПД
Так как, компании, работающие по льготным режимам налогообложения не имеют обязательства выставлять счета-фактуры, соответственно для них имеет смысл использование универсального передаточного акта лишь в качестве накладной или акта.
Компании, работающие на основном режиме налогообложения имеют больше вариантов применения УПД. Они могут заменять различные документы с его помощью. А именно: счет-фактуру, накладную на товар, формы ТОРГ-12, акт.
Универсальный передаточный акт необходим для подтверждения расходов и вычетов по НДС (только для покупателей на ОСНО). УПД может заменять собой счет-фактуру в большинстве случаев, за счет содержания всех необходимых реквизитов. Это говорит о том, что многие поставщики имеют право оформить лишь один УПД при отгрузке товаров или с=услуг, вместо нескольких документов.
Однако, тут есть исключения. В случае определенных сделок, например, экспорт и импорт товаров, может потребоваться отдельное оформление счетов-фактур в соответствии с международными и национальными требованиями. Также нельзя заменить УПД транспортную накладную, поскольку для нее правительством утверждена специальная форма.
В любом случае, перед использованием УПД вместо счетов-фактур, необходимо убедиться в соответствии документооборота действующему законодательству и в отсутствии дополнительных требований от бизнес-партнеров.
В каких случаях выставляется УПД
УПД является универсальным документом. Соответственно в правилах его использования и выставления практически отсутствуют исключения. Он отлично подходит как для ИП, так и для организаций любого вида деятельности и масштаба. УПД можно использовать для различных целей:
— Передача товаров, работ или услуг. Данный документ можно использовать вместо нескольких других при поставке или покупке товаров и услуг.
— Для работы с бухгалтерским и налоговым учетом.
— Использование УПД, в качестве выполнения условия договора. Если стороны договорились о заключении именного этого акта, то УПД будет частью договора.
— Замена нескольких документов. Использовать УПД очень удобно, он упрощает документооборот, поскольку позволяет отправить лишь один акт, вместо первички и счетов-фактур.
— Для всех видов сделок. Документ универсален и подходит для различных сделок.
— Электронный документооборот: УПД может быть оформлен как в бумажном, так и в электронном виде, что удобно для современных систем электронного документооборота (ЭДО).
Самое важное условие, которое необходимо выполнить для заключения сделки с использованием универсального передаточного акта- заблаговременная договоренность с контрагентом о применении именно УПД, а не любой другой альтернативы. Если в договоре указано использование другого отгрузочного документа, например продавец на ОСНО представляет счет-фактуру и накладную, использовать УПД нельзя. Аналогичная ситуация, если в договоре записано, что продавец на спецрежиме оформляет накладную ТОРГ-12 или другой документ, не являющийся УПД.
Перед тем как начать сотрудничество с партнером, рекомендуем утвердить все формы документации, которые планируется использовать. Если вы хотите использовать УПД в качестве подтверждения отгрузки товара- пропишите эту условие в договоренности. Обеим сторонам сделки важно обговорить заранее, какие формы будут использоваться в процессе сотрудничества. Это позволит принимать НДС к вычету, а также оптимизировать работу.
УПД будет полезен компаниям и ИП, стремящимся сократить затраты на учет и хранение первичной документации и упростить оборот документов. Покупатель, имея УПД от поставщика, может не только принять к учету товары, материалы или основные средства, но и предъявить НДС к вычету, если работает в общем режиме.
УПД составляется вместо счета-фактуры во всех случаях реализации товара. Если же речь идет об авансе, рекомендуем все же оформить счет-фактуру.
В УПД по форме 1 должны обязательно присутствовать все необходимые графы для заполнения счета-фактура. С этого года все УПД должны соответствовать форме, указанной в Приложении № 1 к Приказу ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@.
УПД, заменяющие счет-фактуру, отражаются в учете по НДС точно также как и отдельные счета-фактуры.
Правила применения счета-фактуры и УПД с корректировками
Если какая-либо информация о количестве товара, услуг или их стоимости меняется, поставщику необходимо сформировать для заказчика корректировочный счет-фактуру или универсальный корректировочный документ. Если же в УПД или счете-фактуре допущена ошибка, то вместо корректировочного документа оформляется исправительный.
В каких случаях УПД не может заменить счет-фактуру
Существует один единственный случай, когда УПД не будет являться подходящей альтернативой обычному счету-фактуре. Это ситуация, когда компания на основной системе налогообложения заранее получает аванс за оказываемую услугу или приобретаемый товар. В данном случае, потребуется сформировать счет-фактуру отдельно.
В каких случаях УПД не может заменять накладную
Здесь существует больше ситуаций, когда УПД не подойдет в качестве замены накладной. Перечислим их:
— Применение УПД не предусмотрено условиями договора. Если стороны заключили между собой договор, в котором указано применение конкретного документа на отгрузку товара. Например, накладной или специальный сформированный бланк. В таком случае, поставщик обязуется оформлять поставку товара по тем документам, которые подразумевает заключенный договор.
— Если ранее между сторонами применялся другой формат документации. В случае, если уже использовался другой формат отгрузочной документации, необходимо будет корректировать его. Не удастся оформить новый УПД.
— В случае формирования документа с коррективами. Бывают ситуации, когда в случае допущенной ошибки или изменения исходных данных, необходимо внести в документ некоторые изменения. В таком случае потребуется сформировать универсальный корректировочный документ, кратко УКД. В его состав входит исправленный счет-фактура и первоначальная версия документа, касающаяся корректировки цены и объема продукции для поставки или услуг. В данном случае важно отметить, что УКД не получится применить, если изначально жля оформления поставки товара использовали счет-фактуру совместно с ТОРГ-12.
— В случае формирования дубликатов документации в другом формате. Если по той или иной причине, сторонам необходимо оформить дубликат первичной документации, ее стоит формировать в том же формате, что и ранее. То есть, если вы составляли накладную, дубликат тоже будет накладной. Не получится изменить старый формат на УПД.
Чтобы оставить комментарий, нужно авторизоваться